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成功电子发现的秘诀

发布日期:2021-08-15 14:22:08浏览量:11

随着设备上和云中数据量的增加,电子发现方法和技术不断发展以拥有更多功能,更快地找到热门文档,减少法律支出,并适应监管变化和最近的判例法。使问题进一步复杂化的是,对于每个案例和客户,电子发现的过程并不相同。如果你不是每天都处理它,那么它可能有很多需要跟上。

最好的电子取证供应商提供的不仅仅是一个技术平台——他们还提供了一支对法律事务和不断发展的技术有深刻理解的熟练团队。该团队应该在为每个案例构建正确的定制解决方案方面拥有多年经过验证的知识和专业知识。事实上,电子发现团队在包括具有手头案件所需背景和专业知识的专业人员时最有效。具体而言,一个称职的电子发现团队应至少包括以下四人: 对管理 ESI 的规则有经验的人;数字取证专家;精通电子取证实践、文件审查和审查平台的律师;最后但并非最不重要的是,一个高素质的,最好是经过认证的项目经理。

如果没有合适的人从一开始就参与对话,就难免会遗漏一些东西。例如,可能无法收集甚至识别重要文件,在审查过程中可能会忽略相关数据或可能违反行业法规。我看到看似自给自足的组织意识到,他们无法独自处理所有事情,但往往为时已晚。有时,客户或其法律顾问可能会在流程早期延迟与供应商的合作以试图降低成本,但这通常会导致在审判或调解期间如何分析、审查、搜索或呈现数据的问题。最终,这种延迟会导致相反的效果,因为浪费的努力、重复的工作或最坏的情况是重大且代价高昂的制裁,从而显着提高了总体成本。

我最近与一家建筑公司合作,该公司有一年时间为法律事务收集和制作 ESI,但一直推迟这样做。最终,距离法庭的制作期限只剩下一个月的时间,它联系了我的团队。公司和对方律师从未就 ESI 制作协议达成一致,因此一旦公司开始接收对方制作的作品,就会出现信息空白,例如缺少元数据字段。幸运的是,我们的多学科团队能够与客户的管理层和 IT 领导以及内部和外部法律顾问合作,在时间范围内找到数据并解决 ESI 生产问题。然而,它并不总是那么美好。

为避免出现类似情况,您应该与由这四名成员组成的电子发现团队合作——从最初的最初工作范围对话一直到最终的数据展示,他们都参与其中。

ESI 规则和协议专家
想想所有拥有 ESI 的地方。它存在于您的工作计算机、个人计算机、电子邮件、云、扫描的文档中……我会就此打住。涉及个人数据的案件已经够复杂了;想象一下涉及整个公司的情况。这就是为什么您的电子发现团队必须包括了解各种类型的 ESI 以及围绕它们的规则和协议的人员。

ESI 专家不仅要了解数据存储的常见嫌疑人,还要了解所有最新和正在开发的应用程序、云存储、社交媒体平台以及数据可能存在的其他来源。专家还将能够指导您和您的律师完成识别、映射、保存和收集所有相关数据所需的步骤,包括有用的步骤,例如如何最好地使用保管人问卷和进行保管人访谈。

该专家还将能够利用他或她在法律和电子取证领域的丰富经验,甚至可以提供监管和判例法参考,以协助整体案例策略。这对于那些不经常卷入诉讼并因此将从更多指导中受益的公司尤其有益。

您的 ESI 专家还应具备审查协议(由您的律师和对方律师提出的协议)的知识和经验,并提供指导以确保旨在实现最佳结果的全面电子发现过程。重要的是要记住,每个案件、法院和对方律师都是不同的,因此每次诉讼发生时协议看起来都不会完全相同。您的 ESI 专家可以帮助您了解电子发现的来龙去脉和任何数据挑战。

数字取证专家
虽然 ESI 专业人员可以帮助识别甚至收集数据,但某些案件可能需要数字取证专家从更复杂、更高级或意想不到的地方检索数据,例如可视门铃、社交媒体帐户、智能扬声器,甚至游戏平台等。其他。此人还可以确定收集数据的最佳方法(现场收集还是远程收集),以便维护元数据和其他详细信息。取证专家将确保以防御性方式收集数据,并确保数据得到并保持安全加密和保护。

让数字取证专家参与涉嫌渎职的案件尤为重要,例如盗窃数字财产、骚扰索赔等。取证专家会知道要问的问题和要查找的内容,例如嫌疑人不当查看、删除或复制数据,未经批准访问公司资源、帐户和系统,未经授权使用或安装某些软件或应用程序、不当的互联网浏览历史记录等等。

通过在初始对话中邀请经验丰富且合格的取证专家,您可以更好地确定工作范围,从一开始就正确设计项目,避免修改任何内容或稍后重新开始。在这些类型的案例中,从一开始就咨询数字取证专家尤为重要,以确保其他看似无辜的“环顾四周”寻找 IT 人员或其他人不当行为的证据不会无意中损坏或破坏关键数据。

当然,在某些情况下可能不需要法医专业人员 — 您的 ESI 专家可以帮助您确定是否是这种情况。

审核平台专家
审查过程应由在机器学习技术、技术辅助审查 (TAR) 和其他审查平台方面训练有素的执业律师监督。此人将高效、准确地处理流程,并可以提供有关针对每个案例利用哪些工具的指导。该指南应超出确定使用哪个审查平台的范围;它应该了解哪种工具最适合当前案例和整个组织,以及哪种分析工具或其他机器学习工具最适合定位相关文件。

您的审查平台专家应该具有处理各种规模、复杂性和行业的经验,以确保所有数据处理都符合监管机构和措施,例如健康保险流通和责任法案、食品和药物管理局等。此外,此人可以建立和监督处理法律文件审查的律师团队。这包括建立严格的质量控制流程,以防止生成特权文件并确保编辑的文件保持编辑状态。

不可否认,审查过程可能既耗时又昂贵。但在合适的审查专家的帮助下,完全有可能获得及时、准确和可辩护的服务,同时降低成本。

项目管理
最后,但并非最不重要的是,需要一位经验丰富、合格且积极主动的项目经理。太多供应商使用术语项目经理来描述仅协调会议和执行简单任务的个人。然而,真正的项目经理不仅仅是组织及其电子发现公司的协调员;相反,项目经理应该几乎与团队的专家成员一样知识渊博。项目经理负责推动和监督整个电子发现过程,使项目保持在预算范围内,并在此过程中发现问题和改进过程的机会。他们应该在工作流程和技术选项方面拥有丰富的经验,并且应该可以帮助您确定实现预期目标的最佳方法。

考虑到这些职责,您应该在项目经理中寻找某些技能,包括:

主动沟通:他们不应该只是在被问到时回答您的问题——他们应该预测您团队的需求并主动提供定期状态更新和全面报告,所有这些都是在处理您的敏感数据的团队中建立信心的关键。
任务管理:我们不仅仅是在谈论将任务输入到任务管理系统中。一个好的项目经理应该积极监督在这些任务中使用的人员、流程和技术。这需要纪律、计划和组织。寻找具有很强批判性思维能力并仔细关注细节的人。
资源协调:项目经理应该能够驾驭无数的资源和工具,协调每一步,使一个步骤与下一个步骤巧妙地衔接,从而使您最终获得一个顺畅无缝的电子发现过程。
电子发现过程有无穷无尽的活动部分,最终,每个案例都有不同的需求并需要不同的服务。您的案例可能涉及电子邮件文件的简单数据收集,也可能更高级,需要您公司的法医专家和 IT 经理来帮助定位相关数据。关于谁应该参与初始发现对话没有硬性规定,但这些是在签订电子发现合同时需要考虑的一些指导方针。

最重要的是,您的电子发现团队应该是一群您可以完全信任的人,他们可以处理您的数据、提供可辩护的、称职的服务,并帮助您发现赢得案件所需的证据。

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