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会议记录管理:您需要知道的一切

发布日期:2021-08-26 22:46:05浏览量:6

学习通过这些管理原则充分利用您的会议记录,这将使您和您的团队保持组织、参与和高效。

出于某种原因,我们很多人都害怕写会议记录并将它们放在一起。但现实是,它们非常重要,尤其是在项目管理中。撰写会议纪要是会议管理的重要组成部分。如果您和您的团队学会掌握会议记录,您会发现您在所做的工作中更有效率、更有效和更有影响力。

编写会议记录对于各种会议都很重要,包括董事会会议、更正式的会议,甚至是非正式的讨论。许多公司选择会议管理软件是为了使流程更加无缝。在本文中,我们将介绍为什么会议纪要管理很重要、管理它们的技巧以及您在选择会议管理软件时应该寻找的内容。

会议记录的重要性
会议纪要很重要,原因有几个。首先,重要的是要知道哪些会议行动项目需要由谁在何时处理。如果您没有为您的行动项目分配特定的团队成员,则没有人需要承担责任,也没有人会承担完成工作的责任。

在分配项目时,您不仅要让团队成员承担责任,而且还要让大家知道谁在做什么,这样如果有人能很好地管理他们的工作量,如果他们有很多工作,他们就可以向他们的同事伸出援手。盘子。

接下来,编写会议纪要将生成会议对话的论文式后续笔记,这些笔记详细并提供足够的上下文背景。这也将突出会议的主要结论是什么,以便您可以正确理解进一步推进项目和实现会议目标所需的后续步骤。

会议纪要管理的 6 个技巧
既然我们已经概述了为什么会议纪要管理如此重要,我们将为您提供 6 个管理会议纪要的重要技巧,以便您和您的团队每次都能充分利用它们。您还可以查看 Fellow 的一些会议纪要模板以获得更多灵感。

 

1.制定详细的会议结构
首先,规划详细的会议结构非常重要。没有这种级别的组织,会议就不可能有成效。您需要有一个可以努力实现的会议目标,还需要有一个详细的会议议程来指导您的对话。

确保提前发送您的会议议程,以便您可以征求您的团队对议程项目的意见,并让他们向您发送他们的建议。为每个议程项目分配特定的时间,将更多时间用于可能需要更多讨论的项目。确保在会议结束时留出一些时间来讨论行动和问题项目、提问的空间以及进一步的澄清。您还可以评估您和您的团队是否达到了最初设定的会议目标。

2.明确会议角色和期望
确保每个人在会议中的角色都得到明确定义和理解。

每个参加会议的人都应该服务于特定的目的,并且应该成为决策过程的一部分。如果某些人不是这种情况,则他们的出席可能是不必要的。

请注意您邀请的对象以及您占用的时间——我们都知道时间是宝贵的。您的团队成员应该了解对他们的期望以及在每次会议中对他们的要求,以便他们能够做好准备并提高会议的效率。

3.记录出席会议的人
会议组织者有责任指派某人记录出席会议的每个人,否则由自己记录。这是您可以让您的团队成员对其分配的任务负责的另一种方式,并确保如果有人没有出席会议,关键信息(会议记录)会在会议结束后传递给他们。

这样,他们就不会错过任何事情,并随时了解项目的进展、关键决策、结果和后续步骤。记录出席会议的人的一种快速方法是简单地从电子邮件邀请中复制并粘贴名单形式的姓名,并在人们进入房间时勾选姓名(无论是亲自参加还是虚拟参加)。

4.在会议期间写会议记录
对于正在编写会议纪要的人来说,最好在会议进行时把它们写下来。当您实时编写会议纪要时,您将捕捉到最真实的会议表现。有时,很难回忆起讨论过的所有内容、做出的决定以及下一次会议需要完成的行动项目。

为避免忘记任何重要细节,请务必在讨论进行时写下会议记录。这增加了会议记录的背景和相关性,因为撰写会议记录的人还可以要求澄清某些点,相对于会议的哪个点正在处理哪个议程项目。因为这些笔记是讨论和做出的决定的永久记录,所以尽可能多地记录细节很重要。

5.跟踪对先前会议记录的接受或修改
会议记录可用于跟踪对先前会议记录的接受或修改。实际上,您可以将会议的第一部分用于回顾先前讨论中的行动项目,以便清楚地了解已经取得的进展以及仍需注意的地方。

如有需要,修改项目、受让人的截止日期并相应地更新任务。如果项目已经完成,将它们从操作项目中删除,并考虑接下来需要完成哪个任务并将其添加到列表中,以及分配的人员和相应的截止日期。

6.记录动议、投票和行动项目
在做出关键决定时,请确保记录谁提出动议以及哪些参与者支持或投票支持或反对他们。为了让您的项目取得进展,您需要获得多数票并支持正在采取的任何行动和努力。如果会议期间由于时间限制或关键人物缺失而无法做出决定,那么记录其他人的想法和意见就显得尤为重要,以便日后重新审视。通过这种方式,人们的想法和意见被捕获,可以用来支持或反对提出的想法。

富有成效的会议导致将行动项目分配给不同的团队成员。一旦发生任何决定或行动项目,就立即记录下来,以便您可以准确地转录它们。通过这种方式,您可以让彼此对自己的责任负责,并在完成任务时相互支持,使您更接近实现组织目标。

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