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会议纪要:节省时间的格式和模板

发布日期:2021-08-26 23:12:38浏览量:7

随着会议议程的使用,当您和您的团队进行会议记录时,任何会议都会变得更加有效。会议记录是团队的强大资源,是在任何组织内共享和传播信息的重要手段。您可以使用不同的会议记录格式,具体取决于您在团队会议中讨论的重要主题。

有效的会议纪要让您和您的团队成员井井有条、更有效率,更有效地实现公司目标。出于这个原因,本文将概述什么是会议纪要、为什么它们很重要、您的会议纪要应该包括什么以及一些最后的提示。

什么是会议纪要?
会议记录是会议期间进行的谈话和决定的书面记录。会议记录适用于公司内的任何类型的团体,包括董事会会议,其中涉及的参与者包括董事会。任何需要对所讨论的重要主题进行书面记录的会议,都应有记录员出席。然后,该书面记录可用于通知无法参加的团队成员,使他们成为信息来源。他们还跟踪可以在未来重新审视的决策和行动项目。

为什么会议纪要很重要?
出于多种原因,会议纪要很重要,但我们强调了一些主要好处:

组织:
会议纪要提供了公司短期和长期计划的历史记录。因为每次会议都包含一个目标或目标,董事会或会议参与者可以将会议记录用作将来参考的记录,以了解已经取得的进展。会议纪要允许您和您的团队跟踪和监控您的目标和成功。

明晰:
会议纪要可作为组织做出某些决定的原因和方式的证明,为每个决定提供解释。然后,这些会议记录可用于澄清或回答出现的任何问题,参考已做出的任何关键决定。

问责制:
会议记录很重要,因为它们为组织提供了法律保护。尽职调查通常记录在公司的会议纪要以及任何法律对话中,然后可以进行主持和记录,以确认组织的道德、公平做法。除了组织责任之外,会议纪要还提供了明确的行动项目,以便您和您的团队成员可以让彼此对您负责完成的任务负责。

谁负责做会议记录?
负责记录会议记录的人差别很大。在董事会会议上,通常有一名秘书负责抄录会议和发送会议记录。但在不太正式的情况下,尤其是内部会议,经理应该指派笔记记录员,最好轮流进行,以便每个人轮流管理职责。

你的会议记录应该包括什么?

1.一般详情
在开始编写会议纪要之前,请记下会议的日期和时间。看起来足够直观,但值得一提的是,因为能够返回到以前的会议并了解会议何时发生、已完成的内容以及尚未完成的内容非常重要。

2.谁、何地、何时
确保记下会议的预约时间、会议地点、谁召集会议预约、是亲自召开还是有虚拟参与者。这些详细信息将有助于为您的会议纪要添加上下文,尤其是对于无法参加的人。

3.参加者
下一步是记录所有参与者和无法参加的任何其他人的姓名。当参与者加入或进入房间时,打印并使用日历邀请来检查姓名是个好主意。

4
会议目标
将这次会议背后的“原因”记录在案并使其显而易见,这一点非常重要。在会议纪要的这一部分中,尽量详细解释召开这次会议的原因以及会议的目的。这对于无法参加会议的任何人以及利用会议结果推动决策的任何人都特别有用。

5.上次会议的业务
回顾上次会议中尚未完成的行动项目。了解什么已经完成,什么没有完成,以及为什么。这是了解阻碍实现会议目标的任何障碍或问题的好时机。

6.新业务或主题
添加新的行动项目并将它们分配给特定的个人,并具有特定的截止日期。如果有新话题要讨论,请务必在会议议程中留出一些时间来讨论它们。新业务通常意味着重新调整目标、时间表和预算,因此请务必考虑您需要的时间以保持效率。

7.后续步骤
通过分配新的行动项目和解释接下来几周将要发生的事情,清楚地概述接下来要采取的步骤。与此项目或讨论主题相关的会议参与者了解下一次会议的订购时间非常重要。这为您提供了完成分配给您的职责需要多长时间的一般时间表。

8.休会
休会是将议事程序暂停到另一个时间或地点。这表明您和您的团队能够完成的一切都已完成。一段时间后,可以在另一次会议上重新讨论任何事情,并且对这些业务领域给予关注。

9.报告中应包含的文件
最后要包括的是补充文件,您应该在会议报告中随记录一起发送。考虑是否在会议中使用或引用了任何可能对您的团队成员有用的文件。这可能包括操作或问题日志、KPI、项目的更新或更改。

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