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如何像专业人士一样记会议笔记

发布日期:2021-08-29 14:58:26浏览量:4

很多人在团队会议期间懒得做笔记,只是在不久之后忘记了讨论的内容。选择不做会议记录对员工的工作效率是有害的,因为它使回忆重要细节变得极其困难。如果员工无法从会议中回忆这些重要的收获,他们就不会采取行动,因此缺乏执行使团队更接近实现目标的任务的能力。

如果您和您的团队选择做会议记录,您会注意到您会更清楚地保留信息,并为处理您的责任做好准备。

什么是会议记录?
会议记录不要与会议记录混淆,会议记录是正式的和结构化的,目的是在之后与所有会议参与者共享。会议记录只是它们的含义:笔记。它们可作为您会议中涉及的重要主题的快速参考,例如目标、障碍、截止日期或浮出水面的想法。

写会议笔记并不意味着逐字记录会议,而只是记下对以后回忆有价值的关键点。尽管会议记录不像会议记录那样结构化或正式,但您在编写它们时仍应遵循某种结构。如果不这样做,您可能会觉得您的笔记提供的上下文很少,并且有些混乱。

会议记录的目标是使它们尽可能简单而不会丢失任何重要细节。因为您可以根据自己的风格制作会议记录,所以您可以发挥创造力以尽可能有效地保留信息。

为什么会议记录很重要?
出于几个不同的原因,编写会议记录很重要。首先,它允许您用自己的话记录会议信息,使用您自己的方法,使您更容易理解和保留信息。

会议记录也很重要,因为写下或打字迫使我们倾听和吸收我们听到的信息。因为我们无法一字不漏地掌握所有信息,记录信息促使我们挑选关键信息来记下。我们可以立即分析信息,从而提高我们从会议中保留重要信息的能力。

最后,您可以回顾您的会议记录,提醒自己重要的截止日期、决定或您想在下次会议上讨论的主题,如果有人错过了会议,您现在可以分享您的笔记让他们跟上进度。

包含在会议笔记中的 7 个项目
1.会议日期和参加者
要包含在会议笔记中的第一项是会议日期和与会者。日期是为了回忆当时共享的信息的上下文,应包括参加者以回忆参与会议上共享的决策和想法的人员。如果已发送会议邀请,请用它记下在会议之前受邀人员的姓名。这样,您就可以在人们登录或进入会议室时检查他们的姓名,而不必在出现面孔(或登录)时疯狂地写下姓名。

2.带有谈话要点的会议议程
如果有会议议程,请尝试将其用作会议记录的大纲。然后,您可以将每个议程项目用作一个部分来记录议程的每个项目的注释,包括已讨论的任何结果。

确保您只记下关键信息,将每一点限制为几句话。

3.重要的讨论和做出的决定
在会议记录中包含一个部分,用于重要的讨论和做出的决定,这一点很重要。在这里,一定要写下所有已经确定的决定、建议和挑战。将这些主要讨论用您自己的话表达出来将加强您对预期结果的理解。

在所有这些项目出现时记录下来,而不是在会议结束后开始难以回忆已经做出的决定时记录下来。当您实时捕捉会议的详细信息时,您的信息的准确性将得到最大程度的提高。

4.会议期间提出的问题和回答
写下会议期间提出的任何问题和提供的答案,将为会议内容添加背景信息,并使您对预期结果有更深入的了解,以便您可以与团队成员一起实现集体目标。

很可能如果一个人有一个问题,而其他人可能想知道同样的事情,所以不要害怕说出来并要求任何形式的澄清。这很有用,因为当您在处理日常任务时出现这些问题时,您可以回顾您的笔记,而无需伸出手向适当的人提出相同的问题。

这可以节省您的时间并提高您的生产力。

5.未来会议的谈话要点
您还应该包括一个部分,用于记录会议结束后您想提出的任何想法、问题或后续行动,以免忘记。您可以在会议期间使用“停车场技术”,以便您记住回到您的想法。

本质上,停车场技术用于在议程底部(“停车场”)写下您想稍后提出的任何谈话要点,而不是随着会议的进展而打断其他人。

6.会议行动项目
每当会议期间提出行动项目时,记录分配、分配的上下文、分配给谁以及截止日期。通常,我们只写下分配给我们的行动项目,在这样做的过程中,我们失去了更大的背景,我们忽视了与我们的队友合作以实现的更大的总体目标。

当您知道哪个人在哪个行动项目上工作时,它将鼓励团队之间的协作和支持,以更好地了解项目细节。

7.会议回顾
写完会议笔记后,趁着会议还记忆犹新时,创建一个简短的摘要,然后将其发送给所有与会者。此摘要可以包括对您最重要的信息、您需要开始执行的后续步骤或行动项目。完成此摘要将制作有效的会议纪要,当您想回忆会议中的任何关键点时,您可以将其用作快速参考。

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