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办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究

发布日期:2022-03-04 21:03:18浏览量:5

随着社会的不断发展,OA系统在实际应用中一改以往的工作形式,在线转化了现在的办公信息,其在实际的应用中大大提高了工作效率。为了掌握OA系统与管理档案系统进行优化整合的方式方法,该文从多个角度出发,探讨其在实际的运用中需要注意的几点内容,并争取推动相关工作合理有效的展开。
一、办公自动化系统与档案管理系统的关系
OA(Office Automation)系统即办公自动化系统的简称,是一种基于工作流原理、采用网络信息技术与计算机技术所搭建的一个办公信息系统的平台。OA系统一改以往低效繁琐的手工办公方式,有效实现了公文的在电脑上化。高效化、自动化和协同化。随着信息技术在不断的飞速发展,OA系统逐渐具备了个性化设置、系统平台化、支持移动终端审批的全新的技术特征。特别是系统平台化这一技术特征,其支持数据交换接口的功能,充分的为两系统进行优化整合提供了可能。
二、两系统优化整合的作用分析
1.有利于推动文档一体化的管理
目前是一个信息的时代,在这一大环境的推动下,各类信息资源在飞速的增加,所以在今后的档案管理工作中需要面对越来越多的信息数据资源。而通过OA系统与档案管理系统的优化整合就可以实现这一实际刚需,其在实际应用中可以有效减少档案工作整体的工作环节,并且有利于电子文件的收集、处理以及归档的工作更高效的进行。通过两系统的有效整合使两者之间产生了相应的数据传输通道,这样就既保证了在档案管理的工作中所有数据的真实与完整性,同时还可以全面控制由电子文件向档案转变的过程,由此可以实现文档一体化的管理目标。
2.有利于档案信息资源的整合
当前的档案信息管理工作主要是:收集、处理、保管较为分散的档案信息资源,由此可以进一步对档案资源的价值进行开发。但在目前的档案管理系统的应用中,需要相关工作人员将各种信息资源通过人工上传的方式输入到系统中,因此在实际工作中,工作人员需要面对相当庞大的电子文件以及数据信息,这就导致了档案管理工作的任务变得较为繁重,而且在工作过程中也很容易出现各种各样的失误,严重影响了归档后档案的真实性以及完整性。而在实现了OA系统与档案管理系统的优化整合以后,不仅有效提升了组卷编目的质量、大幅度的缩短了整理所用的周期,还充分扩展并丰富了档案管理的内容。
3.有效提升档案管理部门的工作职能
OA系统与档案管理系统进行优化整合后,有效的打通了档案管理与公文管理的相关工作。档案管理部门:由原来的的接收与保管的工作提升为对电子公文的前端控制,例如在电子公文进行登记的阶段,额外增加了在档案著录时所需要的字段,从而有效的确保了档案著录工作进行时的完整性。其次来说,两系统进行有效优化整合后,还切实的提升了档案管理部门的服务质量,且有效提升了档案利用的时效性,在电子文件完成登记后,只要经过整理、分类与排序就可以快速进入到归档的关节,由此看来,经加工后的电子文档可以提供更多数据库相关的服务。
三、优化整合方案
1.整合目标
两系统优化整合的关键其实是实现电子公文的在线归档,这样做的目的是确保电子文档数据的一致性、安全性与完整性,与此同时实现归档过程的批量化、自动化以及规范化,以此实现最终两者可以无缝对接。[1]
2.整合标准
在展开两系统的优化整合的过程中,首先要明确地是:一定要遵循《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》进行规范工作流程。根据这两种规范工作人员务必做到的整合标准为:明确目录信息、明确归档内容以及严格规范电子文件的格式。
其中明确目录信息即有明文明确规定,每一份电子文件都必须在《电子文件登记表》重进行登记并保存;明确归档内容即一份归档的电子文件,其中至少要包含征文、公文单、运转过程中所产生的所有附属文件、附件以及在OA系统的运转下所产生的流程图;规范电子问价格式即在电子文件进行归档时,其选取的格式应该有以下几点要求:一是要具备开放性,要求其必须具备公开发表的相应指标和技术规范,有无专利情况以及许可的限制是什么;二是要具备跨平台性,要求其不受软硬件的限制,并能支持多个操作系统以及硬件平台;三是具备自包含性,要求文件的文字及数据等信息的内容是可以完全自包含的,且不依赖于外接的对象;四是具备一致性,即要求文件所呈现的效果不受软硬件平台差异而有所变化。
3.整合方案
3.1数据库对接方式
数据库对接方式即可实现在线归档。[2]其主要分为两种形式,一种是由档案管理系统来提供数据字典并对数据库进行开放的形式,一种是OA系统提供数据字典并对数据库进行开放的形式。
3.2脱机归档方式
脱机归档即对OA系统中的每一份电子文件将其运转的正文、留痕签发稿、处理文单以及附件等,从OA系统上进行打包下载并下载到特定的存储介质中去,比如光盘硬盘等,从而实现电子文件归档过程的自动化与批量化。
3.3接口技术对接方式
利用数据接口的技术,在两大系统之间统一建立一个兼容的数据接口,以此实现两系统的无缝对接、互联互通。[3]通过接口的方式而搭建的数据通道,两大系统是相互独立的状态,且两者支架仅仅通过数据接口的方式进行数据的访问,并无直接性的操作,这就有效保证了其相对安全,安全系数比较高。而且这种数据接口方式具有跨平台操作的绝对优势性,所以二次开发的成本就会大大降低,是实现两系统优化整合无缝对接的一个重要方式。
结语
现如今已经做到了将OA系统与档案管理系统通过转接口的方式进行集成化,可实现公文的一次性输入并且多途径的輸出利用,以此来实现OA系统进行自动归档的目标。OA系统与档案管理系统的优化整合既满足了公文的自动化管理,与此同时还大大提高了公文与档案数据的资源进行最佳利用的效果,完美的实现了公文与档案之间的“一体化”管理。

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