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按时交付制造项目的关键

发布日期:2021-05-06 19:48:45浏览量:32

项目经理的任务是预测将来某个时候何时完成项目,然后兑现承诺。制造项目经理的额外压力是管理各种活动部件,转移优先级和严格的时间表,尤其是那些在航空航天或制药行业等技术性更高的领域工作的人。错过预测可能会对整个业务产生重大影响,而延迟会导致流程的其他所有部分以及整个组织的团队级联。准确的项目不仅可以提高利润,还可以提高公司士气。人们喜欢进步,并且在成功达到目标时会感到最有动力。

这样看来,项目经理的首要目标是每次都达到他们的预期是合乎逻辑的。但是,准确地预测项目是极具挑战性的。很难确定资源可用性,评估所有依赖关系以及在团队之间进行沟通。有很多可能会使时间线偏离轨道。这一过程通常非常困难,但由于当前的大流行以及团队从工作地点迁移到偏远地点(与其他团队成员分开)而加剧了这一过程。甚至在大流行来临之前,2019年项目管理调查发现大多数时间里只有19%的组织交付成功的项目。制造商也不例外。尽管有大量工具和专门的项目经理,但组织仍无法成功执行项目。

为何制造业难以按时完成项目?部分原因是传统的项目管理方法依赖于静态计划和一系列活动清单,这些活动清单几乎没有障碍,而且与现实世界中项目的非线性进程大不相同。几乎所有项目都遇到许多挫折,包括无法预见的障碍,由于新项目而导致的优先事项转移,资源损失,项目经理的改组或公司完全转移了路线。传统的工具和跟踪器无法解决必然发生的不可避免的波动。

这归结为确定项目交付的“何时”并从根本上解决障碍。特别是,预测各个贡献者的效率,冲突,进度和可用性可以说是最关键的因素,也是项目经理工作中最困难的部分之一。这些人是完成任务的资源,当他们突然不可用时,不可避免地会错过交付日期。

幸运的是,一些工具和技术可以帮助确保项目经理可以准确地识别项目交付的“时间”。让我们看一下两个关键元素:

准确预测资源可用性
大多数项目管理技术都假定交付团队的工作人员在项目期间将拥有相同的40个小时的可用时间。但是,这是不现实的。资源总是在变化。团队成员可能会突然进入一个更高优先级的项目;他们可能会离开公司,生病,需要休息。或者,他们的动力可能会减弱,这意味着他们的交付量远远少于预定工作时间的预期。沟通是关键。对于许多项目而言,缺乏透明度。一些成功的最大障碍:

-没有明确的授权-团队不知道谁在做什么。

-资源在多个经理之间共享;真正的可用性是猜测,未知。

-员工过度投入自己,无法如愿以偿。

如果没有跟踪这些信息的方法,您将无法了解项目瓶颈在哪里或如何使用可用资源解决它们。该解决方案是新的项目管理工具(称为资源均衡)中的功能。这些工具不依赖手动的项目管理流程,而是考虑可用性,并使用人工智能(AI)和自动化来识别容量不足/容量过剩的资源,并根据可用性自动重新分配。这有助于确保项目在资源波动的情况下仍能继续朝着交付方向前进。

计划不确定性
不确定性在任何项目中都是给定的。我们唯一可以肯定的是,意外事件将会发生。但是,承认这一挑战与有效管理挑战并不相同。当您将团队约束到特定的截止日期时,一小段延迟就会破坏整个项目并导致成本超支。项目完全基于假设(换句话说,是猜测)构建。我们估计我们的团队在给定的时间内可以完成多少工作,努力做到一些差异,但不可避免地无法预测将要出现的所有挑战。人们在估算效率不好是众所周知的。

即使您从交付团队中寻求帮助,员工也常常低估了他们的时间表,因为他们不想让项目干系人失望,或者他们高估了完成任务的难易程度。其他时候,他们只是非常乐观。这种“半杯半饱”的心态会导致错过截止日期和冲刺,因为意外的延迟或项目进度几乎立即过时了。这很快使团队的动力从兴奋中的一种转变为压力和焦虑中的一种。

较新的项目管理工具带来的AI和自动化发挥到预测调度和调整基于系统的改变时间表。这种预测调度使用的集成时间跟踪编程刷新更大的项目时间表准确的估计和时间表。提供“高置信度”估计值,以及最佳和最坏情况下的计划估计值,以便在不确定情况下更好地进行准备,从而降低风险。对于那些没有充分利用他们的规划工具或系统,同样的想法,可以通过设置交货“窗口”,而不是设定日期完成。在“阶段”的规划可以允许灵活性,随着项目的进展,并建立团队的信心,同时仍然允许一些意想不到的挑战。

任何项目经理或工具都无法100%地确定每个交货日期。但是,通过对项目时间线进行细微的调整,您可以增强团队的能力并为成功做好准备,同时仍然为利益相关者提供帮助。

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