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采购机器人流程自动化

发布日期:2021-05-06 19:49:29浏览量:41

机器人流程自动化(RPA)是优化标准化流程活动和采购中数据聚合的关键工具。各行各业的组织已经利用RPA来提高生产率,提供以数据为依据的决策,并使采购人员能够专注于高价值的工作。然而,该工具需要仔细考虑并应用于正确的过程才能有效。从APQC的“开放标准基准测试”数据及其“成功的采购和采购 蓝图”报告中汲取的经验,RPA可以从采购中受益,并帮助组织从此工具中获得最大收益。

利用过程自动化来提高生产率
RPA是过程自动化的一种形式,可以处理需要很少或不需要人工监督的重复性,事务性,基于规则的任务。通过接管日常和高度手动任务的执行,RPA可以使人们腾出时间来专注于真正推动采购及其他方面的价值和创新的工作。

RPA是使采购流程自动化的引人注目的选择,至少有以下四个原因:

1.与许多ERP项目相比,RPA的实施速度更快,成本更低(并且所需的IT支持更少)。
2.RPA 在第一年的投资回报率为30-200%。
3.聊天机器人可以处理复杂的言语信息。
4.RPA使组织可以将重点转移到更有价值的采购活动上,同时消除交易工作中的错误。

尽管有这些好处,APQC发现,在RPA方面,许多组织都有进一步发展的空间。例如,只有21%的组织已针对采购流程完全优化了RPA,而37%的组织正在运行但未优化的流程。势头肯定正在朝着更高的采购自动化方向发展。目前只有16%的组织根本没有考虑它。

APQC的研究证实,RPA技术可以提高为进行优化而进行投资的组织的采购效率。例如,对采购流程进行了完全优化的RPA的组织每10亿美元的采购(中位数)有84个全职当量(FTE)订购材料和服务,而没有RPA的组织则需要143个FTE。

适当地自动化
RPA不是即插即用工具,必须谨慎设置。透彻了解端到端流程的工作原理后,组织将需要使用标准化标准为自动化选择适当的流程或活动。不断发展的,新兴的或不成熟的流程以及异常管理比例很高的流程,都不适合自动化。更广泛地说,复杂的RPA应用程序将需要不断进行调整,并且采购角色可能需要重组,以完全实现RPA带来的生产率提高。

尽管RPA可以更快,更高质量地完成常规工作,但如果给出了错误的数据,它也可以更快地犯错。不良的数据质量或对业务规则的定义不足会导致例如RPA快速大量订购错误的零件。RPA的质量,特别是结合了人工智能(AI)功能时,在很大程度上将是组织数据管理工作日趋成熟的产物。

另一个警告是有条理的-取决于采购使用的机器人的数量,收益甚至会减少,甚至有所减少。采购团队在增加RPA功能时会增加其他机器人,这是有道理的。例如,正在优化RPA使用的组织中,有35%的组织拥有超过20个机器人。然而,APQC发现RPA的收益此时开始逆转。例如,与使用6-20个机器人的组织相比,雇用20个以上机器人的组织具有更多的FTE订购材料和服务,并且每个FTE处理的采购订单更少。对于那些运行机器人但不一定进行优化的组织,也会发生类似的生产力损失。

这些组织可能会看到结果下降,因为它们正在自动化实际上不是RPA的理想候选人的流程。一些采购流程具有很高的战略性,需要批判性思维和建立关系。出于这个原因,采购需要有针对性地,有选择性地选择其自动化的方式。在削减成本和提高效率方面,RPA可能是重锤,但并非每个过程都是钉子。

结论
如果实施得当,RPA可以使采购团队在核心采购流程中以更高的效率和生产率工作。RPA还使采购人员摆脱了繁重的手工工作,使他们能够专注于只有人工才能执行的更多增值任务,例如供应商关系管理或战略规划。但是,与任何工具一样,RPA的效果与其输入一样有效,并且它并不总是适合使用的正确工具。从战略上谨慎地对待RPA有助于确保自动化收益是可观的,并且该工具可以解决问题而不是解决问题。

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