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信息时代综合档案室数字化管理问题及对策研究

发布日期:2021-04-09 16:37:17浏览量:49

随着计算机和网络技术的不断普及、迭代,我国信息化步伐不断加大,数字化管理模式在促进综合档案室管理的标准化、规范化等方面发挥了重要的促进作用,已经逐步成为一种广受欢迎的管理模式。
一、信息时代综合档案室数字化管理问题分析
(一)对设备更新的要求较高,需要较大资金投入。综合档案室实现规范化的数字化管理,一个基本的要求就是档案数字化全面覆盖,因此对设备及软件系统更新需求很高。例如,笔者调研的工程企业是在企业门户网站与OA系统并行建立档案系统,请专业软件开发团队代为开发档案管理软件,档案系统交付档案员具体操作。促使数字化管理高效开展,还需要投入一系列的设备和关联系统的相关软件,都需要较大的资金支撑。此外,档案数字化管理需要通过扫描库存纸质文件来实现,需要增加扫描仪等设备,对资金和技术的要求更高。
(二)对管理人员的专业技能要求较高,需复合型人才。任何一项工作的开展,都离不开专业人才的支撑,综合档案室数字化管理也不例外。相对于传统的纸质档案管理,数字化管理模式对工作人员综合素质、专业技能、职业道德的要求更高,尤其是要求工作人员具有信息化的知识和操作技能及熟悉本单位的软件使用。但是,我国很多综合档案室的管理人员主要是档案员,当引入新的系统和软件后,这些人员在信息筛选、软件优化等方面的能力有限,同时缺乏档案登记备份意识和技能,导致工作出现了隐患。
(三)安全性和利用率均偏低,迫切需要予以改善。随着综合档案室管理工作的开展,大量人事、设计、生产经营等多类信息实现了网上利用。但是,由于我国很多综合档案室网络安全意识比较薄弱,对于利用权限的设计存在漏洞,导致电子信息容易泄露,存在较大的安全隐患。目前,企业现代化管理水平有限,信息化进程中缺乏整体规划,档案信息化覆盖不全面。侧重于人事、基建等重要模块,根据需求分别建立几个系统,而设备仪器,实物档案等却未实现数字化统筹管理。致使档案系统与原有的文档、OA、人力资源系统等没有实现系统间的互通利用,其他系统中的文件资料无法直接转化成档案归档。另外,纸质档案数字化率偏低,也导致档案资源信息共享率低。
二、加快推进综合档案室数字化管理的对策
(一)加大资金投入,为基础建设方面提供充分保障。在今后的综合档案室数字化管理工作中,首先要加大资金投入,为设备的更新换代和技术的创新引进提供充分保障。要采用档案专项费用计入年度预算的方式,对需要引进的技术和更新的设备进行预估,切实为数字化管理工作提供充足的专项资金。在资金投入上,不仅要高度重视档案相关设备的更新和管理技术的优化,还要将变更及时融入信息化管理平台,保障数字化管理取得扎扎实实的成效。
(二)完善人才储备,依托引进和培养提高人员素质。人才是综合档案室数字化管理工作的重要支撑。今后应该依托人才的引进和自主培养,多措并举,为数字化管理工作的有序推进提供强劲的智力支撑。不论是人才引进还是培养,都要将重点放在既懂计算机知识又懂档案管理的复合型人才上,通过定向招聘、组织多层次业务培训、开展技能交流活动等方式,全面提高档案管理人员的技能水平。
(三)抓好管理提升,加快规范化数字档案室推进步伐。在今后的工作中,要加强对规范化数字档案室硬实力的建设,确保数字化管理的积极作用得到充分的发挥。要重视档案安全性,积极优化档案管理系统,加强综合档案室及信息中心机房的基础设施建设,最大限度地避免出现信息泄露现象。另一方面,还要重视对电子档案使用习惯的培养,对和工作中密切相关的工程信息、设计方案、会计文档等内容进行编研及目录库归集,达到档案资源建设覆盖全面、开发利用服务高效的目的。
三、结论
笔者认为,虽然信息时代为综合档案室管理带来了很多资源和便利,但是在数字化管理工作中还存在着对设备更新的要求较高、需要较大资金投入、急需复合型人才等问题。在今后的工作中要坚持问题导向,通过加大资金投入、完善人才储备、抓好管理提升等措施,从资金、人才、安全性和使用率等方面出发,进一步加快推进综合档案室数字化管理工作。

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