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获得高管认可的维护软件的 5 个步骤

发布日期:2021-06-14 22:34:14浏览量:51

您知道您的维护部门需要更好的软件来实现其目标,您甚至已经找到了您认为完美的解决方案。只剩下一个阶段,但这是最困难的一个阶段:让管理层对您选择的软件予以支持。

您已经投入了大量工作来查看您的需求和痛点,研究当前可用的产品,并与维护团队的其他利益相关者讨论该问题。这是很多工作,但到目前为止你所做的是简单的部分。

获得高管对维护软件的认可依赖于说服高层相信您想要的是最好的解决方案。这可能是一个艰难的提议,特别是如果您以前从未做过这样的事情。这就是为什么我们整理了这份易于遵循的指南,以帮助确保在时机成熟时,高管们会做出正确的选择(即,您想要的选择!)。

在我们深入探讨这个话题之前,我们应该提到,只有一个压倒一切的规则才能说服人们以你的方式看待事物,那就是让它成为现实。

这不是关于你想要什么。这甚至不关乎什么对公司最有利,尽管您需要说明为什么您想要的才是最佳解决方案。让人们站在你这边的最简单方法是向他们展示将流向他们个人的好处。

让人们关心不直接影响他们的问题是可能的。也可以通过旋转门滑雪。这个过程不是关于什么是可能的。如果你想真正支持你的选择,那么你需要选择最有可能成功的方法。

当谈到影响人们时,最安全的选择总是吸引他们的自身利益。这种对人类行为的看法是……

残酷的
愤世嫉俗的
准确的
公平地说,人们通常会以利他主义的方式行事。他们可能会心甘情愿地做出牺牲,以便其他人受益。您可能会通过指出维护部门工作过度和不满意来支持您的选择。你可能会通过这种方式得到你想要的东西……但不要指望它。

1. 组建你的团队
你在对抗强大的力量。惯性本身通常意味着人们更容易无所事事。贵公司还有其他项目需要资金。推广这些项目的人当然不是你的敌人,但如果资金有限,他们很容易成为你的对手……而且资金总是有限的。

这是第一步,但它与您的最终目标密切相关:让关键决策者站在您这边。一旦你弄清楚这些人是谁,你就可以开始确定他们的优先事项和目标是什么。这对于向他们表明您想要的正是他们想要的至关重要。

如果你想确保你的选择是前进的,你需要盟友。您可以首先确定谁有权批准或拒绝您的请求。也许你的工作相对容易,你唯一需要说服的人就是你的直接经理。

对于大多数组织而言,情况并非如此。你经常需要说服你的经理,你经理的经理,等等。根据您组织的规模和结构,您甚至可能需要让最高管理层相信您的选择是可以选择的。

下一阶段是开始收集支持者。您应该从真正使用新解决方案的维护部门开始,但绝对不应该就此结束。你身边的人越多越好。

确保检查其他部门是否也需要签署购买。即使 IT 和会计部门没有实际投票权,您也可以很好地确保您有盟友准备好在需要时为您提供支持。找出他们需要什么,然后弄清楚您的选择将如何帮助他们。

有些部门将成为您追求的天然盟友。如果您能证明新解决方案将减少您的资产停机时间,运营可能会为您提供支持。这导致更稳定、更可靠的生产。反过来,这会导致更准确的交付时间表,这意味着更高的客户满意度。这两者都会吸引销售和营销部门。

缺点是你也会有天生的对手。他们不是你的敌人,但有些部门必须质疑你的计划,否则他们就没有做好自己的工作。最明显的是 IT、财务和采购。

采购和财务方面的问题通常与资金和公司现有资源的有效利用有关。您需要向他们展示您提出的解决方案将节省现金、资产或两者兼而有之。

说 IT 部门不关心成本是不准确的,但你不会通过证明解决方案可以节省现金来让他们站在你这边。您需要向他们展示该工具也可以帮助他们。这可能是因为它提供了更高的安全性或需要更少的 IT 管理资源。与 IT 部门的成员交谈,确定他们最大的痛点在哪里,并根据建议的解决方案如何提供帮助调整您的宣传。

最后,我们来谈谈高管。在这种情况下,最重要的事情是展示该解决方案如何帮助根据整体业务目标和愿景推进维护工作。

增产是今年的首要目标吗?然后,您可以讨论该解决方案将如何帮助维护保持资产正常运行而不增加预算。最高管理层是否想要更高的效率?那么同样的事情也适用。他们想降低成本吗?那就说吧!

你将不得不发展你的推销的许多不同方面来吸引不同的人和部门,但在每种情况下的一般策略都是相同的。不要把你当回事。对他们说。

2. 建立您的商业案例
在这一点上,您已经确定了谁可以帮助推动事情向前发展,而哪些人最有可能阻止事情发展。你已经确定了他们的需求和愿望,并考虑了他们最有可能回答的问题。下一阶段是开始构建一个案例,展示您想要的东西将如何帮助他们。

我们将再次强调这一点:让高管支持软件决策与您和您的团队无关。他们可能对维修部门的人感到忙碌和过度劳累这一事实表示同情。他们甚至可能会为您提供一个可以哭泣的肩膀。这些都不会让您选择的解决方案掌握在您手中。

您的重点必须是展示您选择的解决方案如何与业务目标保持一致,它将如何帮助其他部门,以及最后,提高维护部门的效率将如何帮助实现上述所有目标。

您不一定需要与公司的所有目标保持一致。只需选择一些您可以看到的新解决方案将对其有所帮助,然后进行讨论。但是,您必须确保您的宣传与业务目标不矛盾。如果当前的目标是使用“合适规模”的生产,那么展示如何通过最佳维护实践来提​​高生产将不会很有吸引力。

不管管理层设定的目标如何,企业总是可以更多地利用两件事,那就是时间和金钱。您需要证明新工具将拯救一个或另一个(最好是两个)。

3. 展示价值
您在最后阶段排列了数字,这足以说服某些人。然而,有些人发现讲故事更引人注目。这并不意味着他们认为原始数据没有说服力,但这个过程不仅仅是正确的。其中很大一部分是让人们对新解决方案感到兴奋,为此,您需要讲一些故事。

找出一些如果新解决方案到位本可以避免的近期故障。这对你来说可能是一个痛苦的过程。您需要深入研究部门的失败,其中一些甚至可能是个人失败。

可能感觉即使提起这些事件也会使您的观众对您产生偏见,但事实并非如此。承认错误具有巨大的力量,特别是如果您在提出解决方案的同时承认错误,以防止将来犯同样的错误。

专注于展示新解决方案如何节省时间、金钱或两者的示例。我们一再说过这与您无关,即使您在谈论您提议的软件将如何提高维护部门的效率,情况仍然如此。不要谈论它将如何帮助您避免精疲力竭。相反,讨论它将为公司节省多少小时的劳动。

到目前为止,我们刚刚讨论了可以用硬数字来支持的有形好处(即使你在讲故事)。这并不意味着您应该完全忽略无形的好处。更有效的维护往往会提高工人的安全性,但可能难以量化。你仍然可以提到这一点。还要考虑其他无形的好处。如果您能看到您的新解决方案最终会提高客户满意度的方式,那么请确保将其包含在内。

但是,无形的好处很容易走得太远。谨防提出太多您无法证明的主张。确保您的大部分业务案例都依赖于您可以证明的内容。

4. 计划实施
在此阶段,您可以高度依赖首选供应商。他们应该愿意并能够为您提供实施应如何推出的粗略指南。然后,您可以修改此文档以满足您组织的特定需求。

最基本的,您的实施计划必须包括执行所需工作的方式和时间、所需人员和预算、将受到影响的人员、部门和职能的清单、所涉及风险的评估以及您将测量以表明实施成功。

在所有这些中,风险评估可能是最大的挑战。您可能想跳过此阶段。毕竟,你试图说服别人你的选择是正确的选择,而告诉他们每一个风险似乎与你的目标相矛盾。然而,事实并非如此。

公开、诚实和彻底地介绍风险将帮助您获得对所选软件的执行支持。您最好提出风险(最好有避免或最小化风险的计划),而不是让您的听众自己提出风险。

首先记下您能想到的所有可能风险的清单。这一步依赖墨菲定律。如果某事可能出错,假设它会出错。

联系您团队中的盟友,并要求他们提出类似的清单。不要先给他们看你的。他们可能会提出您没有考虑过的风险。

一旦你有了一个完整的清单,就给每个条目分配两个从 1 到 10 的分数。第一个分数是你认为风险的可能性,第二个是它可能产生的影响有多大。将这些分数相乘以获得总风险分数。

接下来,制定应急计划来减轻这些风险。从总风险最高的条目开始,然后按照自己的方式在列表中排列。

5. 起草你的书面提案
现在是时候将您的所有研究组合成一个连贯的整体。这里有一条很好的路线。提案应该是完整的,但您还需要确保它不会太长和太详细,以至于您的听众会迷失方向。目标大约两页。您可以随时准备更深入地讨论特定问题的补充文件。

这是一个快速检查清单,您可以使用它来确保您的提案涵盖必要的要点:

从一个简单的愿景陈述开始。这应该是一句话概括维护部门安装新软件后的生活。
下一部分应该处理维护部门和整个业务的需求,以及当前使用的解决方案如何不能满足这些需求。在本节中很容易深入。确保根据需要进行总结,使其不超过两到三段。
第三步是展示为什么你想要的软件会带来维护和公司符合愿景声明。不要只列出软件的功能。相反,选择一些最好的功能并展示它们将如何贡献。最重要的是,请记住向您的观众展示其中的内容。
最后,提出实施新软件的计划。决策者当然想知道需要多长时间,但他们也可能想知道有多少人参与,以及需要多少费用。
新维护软件清单
您还应该包括在实施软件时对维护和操作的任何潜在影响。如果关键人员被排除在日常维护活动之外,那么您的计划必须包括这将如何影响业务以及您打算如何最大限度地减少任何中断。

此外,准备一份清单,列出您能想到的对您的计划的所有反对意见。您的风险评估在这里对您非常有价值。对于每个反对意见,提出一个解决问题的反驳。

在进行推销时,您不一定要提出所有这些反对意见。你的听众很可能会为你做这件事。您需要拥有此列表,以便您准备好克服他们的反对意见。

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