新闻资讯

以用户需求为导向的高校档案数字化建设模式初探

发布日期:2021-04-09 16:42:33浏览量:34

随着信息化技术的蓬勃发展,数字化技术被广泛应用于人们生活领域,各类档案的管理也逐渐使用数字化技术。高校档案数字化建设具有方面管理的优势,同时也会节约高校档案管理成本和空间,在档案的数字化建设过程中,要偏向于以用户需求为导向,使档案数字化管理更好的服务于用户,同时便于将档案数字化与社会信息数字化相对接。接下来我将对以用户需求为导向的高校档案数字化建设模式做出分析。
1以用户需求为导向的高校档案数字化建设的意义
以用户需求为导向的高校档案数字化建设在发展过程中,具有以下几个实际意义。
1.1为档案数字化建设提供理论依据
高校的档案建设是档案建设的重要组成部分,高校档案数字化对于档案数字化建设有着重要的数据支撑和理论支撑。在高校档案数字化建设过程中,用户的需求导向决定着档案数字化的实际效果,这种建设模式就是为了更好地服务于用户,如果脱离了用户,档案数字化建设将只具有节约成本的效果。座椅用户的需求导向决定着高校档案数字化建设的发展方向,同时也能提供充足的理论依据,提高高校档案数字化建设的速度使其更加完善。
1.2能够为高校档案数字化建设节约成本
档案的数字化建设目的就是能节约成本和空间。高校的档案管理是一项非常庞大的工作,所以将高校档案数字化会节约一部分管理费用,同时档案数字化会节约大量的空间。数字化的建设模式首要目的是更好的服务于用户群体,给用户带来便捷。档案的数字化建设前期会投入比较大的成本,明确以用户为导向的服务理念后,就有了一个明确的建设方向,避免在建设中出现很多不必要的成本浪费。高校数字化档案具有便捷高效性,而且具有共享性,能有效的与社会信息化对接,提高高校档案的利用效率。
2以用户需求为导向的高校档案数字化建设模式
2.1要明确档案数字化建设目标定位
高校档案的数字化建设要给校园师生提供方便快捷的服务,本着以学校老师和学生为主体的服务理念,建立属于自己高校的数字化档案。原有的档案馆具备的功能,数字化后也应具备这些功能,要坚持利用,不能做成形式主义。要加强以用户需求为导向的档案数字化建设,提高数字档案的利用效率,保证数字化档案的共享性。
2.2严格把关档案数字化建设质量
以用户需求为导向的高校档案数字化建设需要严格把控质量。首先要保证数字化档案的安全性,这需要学校建立一套成熟的数据库来收纳这些档案资料。在档案扫面时要严谨细致,保证扫描信息的清晰度,另外在归档时保证数据与每一个人一一对应,保证档案信息数字化的质量,才能为用户提供优质的服务,同时也会减少后期不必要的麻烦,给用户提供准确便捷服务同时,也是在减小高校后期的工作量。对档案存在的问题要及时处理,不符合入库要求时要重新进行数据采集,时刻保证数据库的质量。
2.3建设资源合理化
在高校档案建设前期和建设过程中,要收集整理用户的调档数据,整理归纳出用户大概率会用到的档案信息,将这类信息作为重点收集对象,建立相应的数据库,再收集新用户的档案时,就可以将这些重点档案信息优先数字化,提高学校的服务水平,也给用户带来时效便捷的服务。这样的建设模式条理清晰,重点突出,能使高校对数字化档案进行合理配置。对于少部分用户的不常见的调档需求,也要充分考虑周全,建立特殊档案数据库,使用户在有需求时也能精准的找到自己想要的数字档案,增加用户的满意程度。
2.4规划科学的建设进程
高校的档案数字化建设是一个长久的建设任务,不能急于求成,也不能停滞不前。首先这是一个系统性的工作,需要长期维护和信息更新,同时要根据社会信息数字化的发展,与其对接。在以用户需求为导向的建设过程中,要坚持让用户使用起来,这样能及时的发现问题,并根据用户的反馈及时解决这些问题。在建设的过程中,随着档案数字化的不断完善,需要更多的人力来进行管理和维护,这个情况高校要考虑到,并做出及时的规划。要定期培训相关的业务人员,提高工作人员对档案内容的了解程度,这样才能给用户提供全方位周到的服务。
总而言之,随着社会信息数字化的发展,高校档案數字化也有了较大的发展。在高校档案数字化建设过程中,必须秉持以用户需求为导向的建设宗旨,合理的利用起高校档案信息资源,满足用户对档案保存和档案调用的实际需求。

标签:, ,

相关推荐