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定义信息管理与企业内容管理

发布日期:2021-08-01 20:09:01浏览量:33

企业内容管理和信息管理有什么区别?

该信息管理的空间是相当的术语密集。不然怎么可能?毕竟,描述和元数据几乎是处理数据和信息的任何人的 DNA 的一部分。这两个术语有很多定义。因此,既没有通用的信息管理定义,也没有企业内容管理定义,这当然会导致混淆。

视角问题:进化中的信息管理定义
在实践中,您有时会看到企业内容管理(ECM) 和信息管理可以互换使用。但是,也存在差异。今天,ECM 被视为信息管理和企业信息管理 (EIM) 的核心要素。

尽管有协会和行业机构(以及大量文献)试图定义各种术语和最佳实践,但何时使用哪些术语也取决于谁使用它们。信息管理系统和 ECM 平台的供应商往往有自己的术语,在数据管理方面有经验的人谈论事情的方式往往与在 Web 内容管理系统和实践流行时开始活跃于内容管理和 ECM 的人不同。

多年来,信息管理一词的含义也在不断演变(在这个信息无处不在和多样化的时代,它肯定不再是 90 年代的样子),信息管理的定义也随着更新和相对较新企业信息管理能力(所以:与信息管理不同)。企业内容管理 (ECM) 一词也发生了同样的情况:它从早期就发生了变化。

信息管理:贴近企业管理和管理原则
一般来说,信息管理 (IM) 和企业信息管理 (EIM) 比企业内容管理具有更广泛的含义。但是,ECM 本身也是一个总称。

信息管理是关于信息资产的管理(在所有意义上,因此包括应用管理原则和着眼于应对的挑战)以及将数据转化为信息转化为行动和价值的原则(持续的挑战作为很少有组织能够真正提取其信息的全部价值)。结果、价值、管理原则、信息资产:很明显,信息管理不仅仅是技术或工具,恰恰相反。

信息管理还包括数据管理和所有与数据相关的活动(分析、主数据管理或 MDM),您通常不会在负责企业内容管理的人员的工作简介中找到这些活动。这些原则围绕各种活动中的人员、流程和工具/技术展开,从输入到治理和架构到业务流程,最终产生结果。企业内容管理是信息管理的一个子集(和关键组件),就像数据管理和信息治理一样。ECM 还关注非结构化内容。

信息管理的管理部分也使信息经理更接近业务管理,因为它是一项高度战略性的职能。这是关于实现收益和解决挑战。只需与 IT(信息技术,再次是其他事物)中的业务等式(CIO 的角色不断变化)和“i”(信息)在 IT 中的战略和业务角色上的重点进行比较。

企业内容管理:信息管理的一部分
企业内容管理与信息管理定义和实践重叠,因为两者都着眼于数据、文档、信息和内容在输入(捕获)、治理和检索等领域发生的情况,仅举几例(再次,ECM是关于非结构化内容)。

您会在所有信息管理定义和定义 ECM 的尝试中注意到它。然而,ECM 总是有更多的技术重点(即使它需要战略),并着眼于企业内容及其与流程的关系:从文档捕获和治理到存储、交付和呈现(例如在网站上或输入到后台系统,如企业内容管理系统)。这也曾经是在一个更部门的层面上,而且是相当孤立的方式。

企业内容管理更多地是关于非结构化内容生命周期的管理(尽管信息生命周期在 IM 中也很重要 - 信息生命周期管理)和接近信息管理的一种方式,同时也是信息管理的一部分。您还会发现,除其他外,由于信息载体和数据的数量、种类和性质的快速演变,内容管理的使用越来越少,而更多地保留给 ECM 系统的世界,其机制将内容输入到系统(文档捕获、输入)以及存储、检索和呈现它的方法。

今天的 ECM 确实是处理主要数字内容的各种方式的混合和演变,并辅以更新形式的非结构化内容。其中一种方式确实是 Web 内容管理 (WCM),它仍然是 ECM 系统的重要组成部分。处理数字内容的其他方法包括 (d) 文档管理。

信息化管理上升,ECM下降
自从上世纪九十年代末企业内容管理和 Web 内容管理流行以来,该术语的使用量稳步下降,如上所示,而信息管理一词的使用量也有所下降,但随后稳定了一些,可能会继续下去甚至再次成长,因为如前所述,信息管理具有“新”的含义,并且在当今这个时代,信息管理的卓越性决定了企业失败与成功的区别,其重要性日益增加。

这是一种时光倒流,但定义仍然相当准确:“将管理原则应用于获取、组织、控制、传播和使用与各种组织的有效运作相关的信息……信息管理涉及价值、质量、所有权、使用和组织绩效背景下的信息安全”。

价值、管理和组织绩效是这里的关键词,在我们使用即使信息空间发生了变化,至少可以说,今天的术语信息管理也是如此。

AIIM 定义的五个 ECM 领域
早在社交数据和大数据(以及许多其他信息演变)等主题流行之前,AIIM 就确定了企业内容管理的五个领域:捕获、管理、存储、保存和交付。这有许多图形表示。在将 ECM 定义为用于实现五项任务中的每一项的策略、技术、工具和方法时,该组织“强调该内容与组织流程相关并由其使用,而不仅仅是内容本身” . ECM 曾经/被视为处理企业内容的战略方法,因为软件需要在五个领域执行此操作。

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