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数字化转型的障碍:不断变化的文件保存格局

发布日期:2021-08-15 14:14:08浏览量:7

数字化转型对企业来说既重要又不可避免。唯一的变量是企业和消费者需要多长时间才能完成转变。完全数字化并不是真正拥抱数字化转型的唯一途径。数字化转型始于了解您和您客户的需求,并找到一种方法来满足这些需求,如果这是合适的解决方案的话。这不仅仅是为了数字化本身。尽管数字工具通常有望提高效率,但要获得关键利益相关者(有时是个人消费者)的认同仍然具有挑战性。

数字化转型的一个明显障碍是文档保存和存储。许多不愿完全过渡到数字文档的企业和个人担心如何保持文档的保真度以及如何确保在必要时进行适当的存储。让我们看看这些年来文档保存和存储是如何发展的,以及当前和新兴技术如何致力于创建满足所有业务需求的解决方案。

文档保存和 PDF 简史
可移植文档格式 (PDF) 于 25 多年前首次引入,以保持文档的保真度。PDF 使人们能够以一种轻松的方式跨各种操作系统共享文档,使他们能够完全按照作者的意图查看文档,而不会在不同的操作系统上进行错误处理的翻译。

大多数人没有意识到 PDF 最初是作为数字转换的第一个混合体之一创建的——允许文档的数字传输和存储,但也为人们提供了一种打印文档的方式他们的屏幕。随着时间的推移,数字文档,特别是 PDF,增加了许多功能,包括处理和存储电子签名。虽然在混合中添加诸如电子签名之类的东西在某些方面使数字文档存储和保存变得更加复杂,但它也使企业和个人能够以他们想要的方式工作。

PDF 还增加了我们如何理解文件的法律要求和随附的纸质记录的复杂性。了解哪些交易可以以数字方式进行,哪些交易需要物理纸质记录,对于为您和您的企业做出最佳决策非常重要。这就是为什么随着数字文档新技术的出现,组织努力为数字文档存储和保存创建通用标准和最佳实践。

长期文档存储和云
近年来,数字文档存储发展迅猛。您不再需要将计算机放在您面前以检索文档或使用 USB 驱动器随身携带您的文档。

随着这种便利性的出现,很多问题都涉及到我们如何组织文档存储以便于检索,以及我们如何确保文档安全。根据您的需求,有许多记录在案的数字和物理文档最佳实践。建立对数字文档的信心是继续推进数字化转型的关键组成部分,这意味着云存储必须不断发展以满足现代消费者和企业的需求。

我的团队一直致力于创建符合数字文档最佳实践的产品,以便消费者可以感受到可用技术的力量,而不是被吓倒。务必确保您的解决方案协同工作以提供满足各种需求和用例的数字体验,同时遵循安全、保存和存储准则。

解决消费者的痛点是我们如何看待数字文档的这些技术进步的驱动力。即使只是为您的标准工作流程实施一种数字文档解决方案,也可以节省宝贵的时间、金钱和人力资源。将文档工作流的每个阶段集中在一个地方不仅可以节省时间和金钱,而且还可以实现更好的记录保存和文档保存——只需压缩工作流和文档可能被错误处理的潜在位置的数量。

结论
数字化转型是自动化任务的门户,这些任务通常会占用我们日常生活中的宝贵时间。通过将数字化转型作为个人和商业实体来接受,我们可以真正改变我们对工作和创造力的看法。数字化不仅可以节省时间和金钱,还可以消除可能困扰企业的过于复杂的系统和流程。

改变我们的工作方式对于我们的经济向前发展至关重要。从分散的组织到不断增加的零工经济人口,我们的工作方式正在发生变化,技术也在紧随其后。新经济要取得成功,就必须让数字产品能够满足拥有无数用例的各种用户的需求。创建物理和数字之间的无缝过渡是满足这一需求的重要一步。

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