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我们为什么要见面?如何设定提高生产力的会议目标

发布日期:2021-08-26 22:34:36浏览量:23

我们都参加了一个会议,感觉就像我们不知道将要讨论的内容以及我们期望提出的内容。同样,我们在结束会议时都认为没有完成任何事情,浪费了我们的时间。

无论您是会议主持人还是与会者,在您和您的团队聚在一起讨论之前,通过设定清晰简洁的会议目标和目标来避免这些感觉至关重要。无论是与直接下属的一对一视频通话,还是公司高管都在讨论来年的预算计划,没有事先设定明确的目标会让你的团队失败。

为避免这种情况,请在会议开始之前花点时间设定目标。不确定它是如何完成的?小伙伴来帮忙了。

什么是会议目标(以及它们为什么重要)?
人们将会议目的与会议目标混淆的情况并不少见。说白了,目的是召开会议的原因,而目标是你一旦说完就想达到的结果的一部分。如果您在商务会议之前被问到“这次会议的意义何在?” 目标将回答这个问题。

对于有效的会议,提前设定目标和目标,这意味着您和所有会议参与者都清楚地了解会议的发生原因和将要讨论的内容,这不仅对尽可能多产和高效至关重要,而且也为了结果的成功。当然,它们需要提前设置,这样您就不会浪费任何人的时间。在会议结束时,您最不想听到的是“这可能是一封电子邮件”。

实现目标的 5 个示例
在你写下你的目标之前,你首先需要确定你召开的会议类型。是计划新战略吗?或者也许是为了解决您的组织面临的问题?无论如何,目标将使与会者了解预期的内容,因此没有人是盲人,因此他们可以参加会议,准备好围绕特定的行动项目进行讨论。

查看这些实现目标的示例,以帮助您了解您的目标可能是什么样子。

1.规划
举行的最常见的会议类型之一是为您的组织计划一些事情。当会议以计划为中心时,目标可能如下所示:

计划下一个财政年度的销售指标
计划新的多元化和包容性计划将在下个季度包括哪些内容
制定计划以改进所有新员工的入职流程
围绕空缺职位的新招聘策略制定行动计划
2.解决问题
还可以安排会议作为解决组织面临的复杂和关键问题的一种方式。一旦您深入了解手头的问题,会议参与者就可以齐心协力提出各种解决方案,并确保在会议结束后制定解决方案的承诺。

对于这些类型的会议,目标可能如下所示:

提出五个可能的解决方案来超出预算
为营销部门内部沟通的中断提出折衷方案
找到解决财务和销售团队内部沟通中断的最佳解决方案
找到一种方法在我们的团队中更好地设定现实的最后期限
制定新计划以减少下半年客户流失
3.头脑风暴
一个头脑风暴会议可以稍微比较宽松,但它仍然是一个好主意,设立目标和一项会议议程,以便您的团队可以准备和讨论没有去出轨。头脑风暴目标的一些例子是:

集思广益,了解如何缩短销售周期
为我们如何重塑和重新设计我们的网站提出新的想法
为我们如何在新的一年为慈善事业筹集资金创建一份新想法清单
想出如何在新的一年使销售额翻番的想法
创建您希望在下个季度实现的长期和短期目标列表
4.做决定
大多数重大业务决策都在董事会内进行,影响组织的最重要决策都有自己的专门会议。通常,决策会议的目标是使出席会议的人达成一致的最终结果。

这些类型会议的会议目标可以是:

决定我们是否需要缩减今年年初提出的招聘计划
决定我们是否有预算在本季度聘请五名新销售代表
选择并商定推出新产品或工具的最佳方式
5.建立士气
有时,您的团队需要稍微鼓舞士气。如果您发现团队的精力和兴奋度有所下降,那么可能是时候重新振作起来了。

无论员工士气低落的原因是什么,都需要领导者积极响应。以提升团队情绪为中心的会议可以有以下目标:

为即将到来的节日派对做计划并讨论主题、菜单和年度奖项
在月度会议中寻找认可和庆祝团队成就的新方法
制定战略,以表彰提前实现年终目标的员工
找到更好地庆祝全年小里程碑的方法

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