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启动会议:成功项目的秘诀

发布日期:2021-08-26 22:39:36浏览量:6

如果正确完成,启动会议是项目旅程中令人兴奋的第一步。

开始新事物总是令人兴奋的。

尤其是当这东西是一个项目,你焦急地等待到功成。由于所有这些兴奋,想要绕过所有初步讨论并直接进入是很常见的。但请记住,如果不解决细节和定义细节,您的项目可能在您开始之前就注定失败。

什么是项目启动会议?
项目启动会议是项目团队和所有相关项目干系人之间的初始同步。如果正确完成,本次会议提供了一个机会,让所有合适的人在同一个房间里讨论所需的一切,以确保项目在预算范围内按时成功完成。

从本质上讲,项目启动会议应该围绕让每个人在项目启动之前达成一致。这确保了所有相关方都知道他们或他们的团队需要什么,并且可以以具有相同目标的人结束。它将为所有期望、沟通以及如何在项目上正确协作以使其成功奠定基础。

启动会议的目的是什么?
那么,首先为什么要召开启动会议?

召开项目启动会议的目的是让每个人都参与进来,并为项目的成功奠定基础。您希望每个人都完全了解与预算、范围、目标、时间表、职责以及介于两者之间的一切相关的细节。

项目经理应该花时间设定期望,并为项目中的每个人分配一个职责明确的角色,这样就不会混淆谁在做什么。除了牢固的工作关系外,该会议还可用于培养和建立团队士气,特别是如果项目时间表计划持续很长时间。

启动会议的一般目的也可以用来定义所有人物聚在一起有效和高效工作的最佳方式。您需要弄清楚每个团队成员应该如何相互沟通和签到、这些签到发生的频率以及它们的外观。讨论项目的时间表以及任何可能使项目里程碑和目标更难实现的不可预见的障碍也是一个好主意。

如何准备启动会议
为启动会议做好准备至关重要,这样它才能尽可能有效。请按照以下步骤操作,确保您的会议取得成功,不会有任何疏忽。

1.安排一个方便的时间
准备启动会议的第一步是找到一个最适合所有参与者的时间。您还需要确保设置足够的时间来检查所有必要的细节。您最不希望看到的就是匆忙完成细节,以确保在会议结束之前讨论所有谈话要点和关键项目。

3.创建议程
为了让您的启动会议取得成功,您需要制定完整的会议议程。这将包括以下详细信息:

谈话要点
行动项目
决定
必要的支持文件

事先发送议程将确保与会者知道在加入之前会发生什么,他们应该准备讨论什么,以及他们应该准备好和可用的信息。它还将确保与会者保持正轨,并且不会浪费时间讨论不必要的项目。

4.准备好项目任务说明
另一个准备的好方法是准备好项目任务说明。请记住,此声明要简短、切中要害,并具有激励性。使命宣言应该激励团队朝着项目的目标努力,并鼓励每个人努力工作以取得成功。

5.提前分享准备材料
最后,确保启动会议的与会者在加入之前拥有所有必要的准备材料。除了议程之外,这可能包括财务细节、任何演示文稿或幻灯片、会议链接(如果是虚拟的)以及任何其他可能包含相关信息的相关会议的笔记。

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