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如何通过 8 个步骤改善书面交流

发布日期:2021-08-26 22:54:50浏览量:5

因为您和大多数人一样,每天都在写作,所以在某种程度上,意识到需要提高书面沟通技巧并不总是那么容易。有效的书面交流是一种随着时间的推移而学习的技能,它要求您有效地组织您的想法以正确传达您的信息。

为什么书面交流是一个普遍的挑战?
书面交流是一个常见问题,无论您从事哪个行业,都会有许多常见错误。 商务写作之所以特别具有挑战性,是因为与我们面对面交谈时不同,没有非语言暗示、语气等问题的声音,或立即澄清您的意思的能力。与对话不同,书面文字仅传达其字面意思。这意味着当你写作时,你需要真正考虑你的信息是否合适,是否有正确的语气,并有效地传达你的信息。此外,有时由于时间限制,工作中书面交流的质量可能是一个挑战。通常,我们匆匆忙忙地发送电子邮件,而没有仔细阅读或三思而后行。虽然这在当时看起来是个好主意,但这并不是一种有效的写作方式。

改善书面沟通的 4 个最佳实践
1
想想你的消息的目的
首先,你写的信息需要有一个目的。你想传达的信息是什么?你能传达它的最有效方式是什么?为了回答这些问题,重要的是您事先组织好您的想法并考虑将接收信息的受众。沟通的目的应该是信息的核心,清晰而明显。从消息的主要目标或目的开始,这样您就可以为消息创建适当的介绍和结论,将最重要的部分留在中心。

2
站在读者的立场上
让自己站在读者的立场上真的很重要。在这里,想想他们有什么样的背景信息,因为他们可能需要一些额外的信息来正确地描绘图片。站在读者的角度,你还应该考虑与什么样的受众一起工作,以便在必要时使用适当的语气和形式。阅读您的文章并假装您是读者将帮助您编辑您的信息,使其更易于阅读和更好地理解。

3
把事情简单化
很多人认为,用花哨的词来写作,用富有诗意的句子来表达他们的信息看起来更聪明。不幸的是,情况并非如此。用大量行话来掩饰一条简单的信息实际上是无效的,因为它脱离了你试图传达的关键信息。这一点也从思考信息的目的开始,然后尝试用尽可能少的词来写。保持消息简单的一种策略是从要点或关键点开始。从那里,考虑哪些点对于您的消息成功是绝对必要的,然后删除其余的点。然后,您可以开始将这些要点变成简洁的句子。

4
留一个地方记下想法和想法
保留一个地方是一个好主意,您可以在其中记下您在工作日进行的任何想法和想法。这样,当需要写一些东西时,您可以浏览您的笔记,看看您是否写下了与消息主题和目的相关的任何内容。这将为消息增加价值,因为它增加了更多的上下文和更多的背景信息。知道您可以从笔记中提取内容将提高您的写作技巧以及您对写作能力的信心。不要忘记花一些时间来实际组织一下您的笔记,这样您就可以记住内容所在的位置。

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