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会议纪要中不应包含的内容

发布日期:2021-08-26 22:31:58浏览量:7

有效的会议纪要都是关于了解什么是重要的,以及我们可以在没有记录的情况下生活。使用本指南可以避免在会议纪要方面最常见的错误。

我们都曾在会议或培训中遇到过这样的情况,我们疯狂地试图在纸上捕捉演讲者的每一个细节,但无法捕捉到所有细节。有时,做会议记录最困难的部分是知道会议纪要中不应包含哪些内容。

有效的会议纪要都是关于了解什么是重要的,以及我们可以在没有记录的情况下生活。幸运的是,会议纪要是记笔记的更有条理的版本,并且有一种方法可以根据您作为与会者或董事会成员的个人观察来创建出色的会议笔记。

什么是会议纪要?
会议记录是会议期间对话和决策的书面记录。从本质上讲,它是会议过程中讨论的所有内容的书面文档,然后可用于通知无法参加所发生的事情的团队成员,或跟踪可以执行的决策和行动项目。重新审视。以前会议的会议记录可以用来做未来的决定。

因此,会议记录可作为董事会决策的历史记录。会议记录可以特定于董事会会议记录,其中涉及的各方包括董事会成员或董事会。会议记录也可以为委员会会议或需要正式记录的任何其他类型的会议编写。

为什么会议纪要很重要?
会议纪要很重要有几个原因。通常,会议纪要提供公司短期和长期计划的历史记录。因为每次会议都包含一个目标或目标,董事会或会议参与者可以将会议记录用作将来参考的记录,以了解已经取得的进展。

会议记录很重要,因为它们为组织提供了法律保护。尽职调查通常记录在公司的会议纪要以及任何法律对话中,然后可以进行主持和记录,以确认组织的道德、公平做法。

会议纪要还可作为组织做出某些决定的原因和方式的证明。然后,该文档可用于回答与已做出的任何决定有关的任何问题。

什么不包括在会议记录中
1.不要写成绩单
捕捉这一切是不可能的,所以不要费心编写会议记录。或者,选择专心聆听大规模决策、行动项目、问题和提出的任何解决方案。

与其记录所说的所有内容,不如尝试根据已决定和讨论的内容包含有关会议的事实。

2.不包括个人评论
在撰写会议记录时,请记住要保持专业,并提供对会议的公正、公平的看法。为了做出明智的商业决策,保持客观立场非常重要。这不是包括您的个人评论或意见的时间或地点。

3
不要等待输入分钟
记录正在发生的会议纪要,以便您可以准确、适当地记录。你等待的时间越长,它们就越不准确。

在会议期间或会议结束后,当您对所有事情都记忆犹新时尽快键入。

4.不要手写会议记录
虽然一些好的老式笔迹没有错,但请考虑使用更有效的方式来尽可能快速有效地获取信息。如果您输入笔记,您将获得速度并从技术中获得一些额外的帮助以提高效率。

会议纪要包括什么
1.使用议程作为指导
议程将向您展示会议期间需要讨论的内容。使用会议议程作为大纲,将每个议程项目作为一个子主题,您可以在其中添加更具体的注释。

更好的是,如果以前举行过类似的会议,您可以使用以前的会议议程作为模板,以便开始记录您的会议记录,并且已经有了一些结构。

使用强大的会议议程模板将帮助您创建结构一致且足够详细的会议记录。

2.列出与会者的日期、时间和姓名
在你真正开始写会议记录之前,先从基础开始。首先,提供会议的日期、时间和地点。接下来,记录所有会议参与者和任何无法参加的个人的姓名。很可能在会议开始时,会有一些时间专门用于接受或修改先前的会议记录。更好的是,使用日历邀请在参与者加入时检查姓名。

3.在人们投票的任何会议上做会议记录
确保您记录在任何人们投票的会议上做出的决定。一定要记录所有的议案和投票结果。记录投票数,如果可能,添加一些上下文细节,以便稍后在笔记中添加更多信息时,您将了解决策背后的动机。

4.保持客观。记录讨论和决定的内容,不作判断
一般来说,会议纪要需要保持客观。确保会议记录包含清晰、明确和完整的语言。客观地写你的会议记录很重要,避免使用形容词和副词,尽可能避免偏见。

回顾
有时,在编写会议纪要时考虑需要包括的所有内容可能会让人不知所措。捕捉所有信息是不可能的,因此采取战略性方法来记录会议和由此产生的业务决策非常重要。

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