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保持正轨的 10 项时间管理策略

发布日期:2021-08-26 22:46:28浏览量:41

尝试这些时间管理策略,以保持正常工作并在工作日结束时感到成就感!

“一天只有24小时”这句成语很有趣。这显然是正确的,但重点不是要陈述我们都知道的事情:这是提醒自己一天内想要实现的目标与我们实际必须完成所有工作的时间之间的差距。

时间管理策略可以帮助弥合这一差距。他们帮助您和您的团队充分利用每天的有限时间。试试下面的 10 种时间管理策略,以保持正常工作并在工作日结束时感到有成就感——我们还提供了 6 个奖励提示,以帮助您充分利用自己的时间。

为什么要关心时间管理?
时间管理确保您需要做的一切都可以以一种不会感到匆忙或压力的方式完成。如果您的团队能够努力改进时间管理并在更短的时间内完成更多的工作任务,他们就会有更多的时间来处理其他工作任务。这意味着一个更有生产力和效率的团队!

在个人层面上,时间管理还可以让您和您的团队在工作之外的生活中腾出更多时间。有时,把自己放在今天的工作之前——也许当你一切都比计划提前的时候早点回家——意味着你们明天都会做得更好。

10个时间管理策略
一个更有效率的团队和更多的时间给自己——听起来是一个很棒的组合,对吧?下面的 10 个时间管理策略可以帮助您实现这种平衡。

1.审核你的时间
审核您的时间意味着跟踪您和您的团队如何度过您的时间,例如,在一个工作周的过程中。记下您正在执行的任务可以告诉您特定任务通常需要多长时间。有了这些信息,您可以为未来的工作制定切合实际的时间块,同时消除浪费时间的流程。

2.为您的任务设置时间限制
还有就是这样的事花费太多时间上的任务。与其不断地调整你的工作,不如设定完成任务的时间限制,然后将其称为最终的,至少现在是这样。你总是可以在一两天后重新审视它——或者,更好的是,请其他人来审查你的工作。

3
小心待办事项清单。
是的,待办事项清单是有效时间管理的基础。但是,过多的待办事项列表或不区分紧急和低优先级任务的任务列表可能会造成紧迫感,这可能会让您感到压力,从而导致更多的延迟。

将您的重要任务放在列表顶部的一个部分,然后包括一些可选的任务,如果需要,您可以将它们推后一点。这种调整将使管理你的时间,以便更加容易-只需确保您不经常离开任务未完成。

4.未雨绸缪
当你有很多任务摆在你面前时,你很可能会匆匆忙忙地完成所有任务,或者只是做你脑海中首先浮现的任何任务。问题是这些方法可能导致低质量的工作或被忽视的任务。试着计划你的整个月——是的,整个事情——相反。

以这种方式提前计划很简单。只需将每个项目的每月任务平均分配到您的日历中即可。当您知道之后立即需要做多少或多少时,完成任务就会容易得多。

5.不要一个人去做
委派和外包工作是良好时间管理的关键。如果您的工作超负荷,请找其他团队成员来处理您的任务。如果您的整个团队都陷入困境,请尽可能将工作外包给合格的第三方。

6.遵循 80-20 规则
您可能听说过我们 80% 的结果来自我们 20% 的行为的观点,但您认为这太好了,难以置信。但是,当你听到它只是另一种说法时,我们最重要的任务会产生最多的结果,那么它就说得通了。因此,在高压力时期请牢记 80-20 法则——从最紧迫的工作开始,然后再进行其余的工作。

7.将大型项目分解为较小的部分
我们都看到了一个摆在我们面前的大项目,感到不知所措。我们中的大多数人也看到该项目被分解为更小的任务,并感到如释重负。如果你每天检查一个小盒子,而不是在没有里程标记的情况下全力以赴,你会感到压力小得多。

8.使用时间块
时间段是您只专注于一项任务而不做任何其他事情的时期——不查看电子邮件,不接听电话。每当你为一项任务安排时间——比如,两个小时来完成一份报告——你也应该为一天的剩余时间创建时间段。只要确保在块之间建立休息时间,这样你就不会过度劳累。

 

9.将类似的任务组合在一起
考虑将类似的任务归为一天,以便更快地完成所有工作。与在断开连接的进程之间切换相比,人脑可以在一定限度内重复执行相同的任务,而精神障碍更少。使用驾驶类比,保持在车道上通常比切换更省力。

10.使用时间管理工具
如果你的驾驶室里有时间管理工具,时间管理技术就会变得更容易正确坚持。想想看这样的:这不是很难的任务委托给你的团队,但它可以是很难跟踪它们没有共享的任务系统。会议是您确定需求并向团队分配任务的最大空间之一。

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