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专业人士的 8 条重要会议礼仪规则

发布日期:2021-08-26 22:49:06浏览量:6

规则似乎会根据上下文和公司而变化,因此有时要真正了解什么是合适的,什么是不合适的会变得很费力。虽然每个组织可能都有自己的专业理念,但您可以遵循一些通用的会议礼仪规则,以便您始终对自己在工作中的行为方式充满信心。熟悉商务会议礼仪很重要,包括积极倾听、大声说话和注意肢体语言。

什么是会议礼仪?
商务会议礼仪是您在办公室或开会时应遵守的行为标准。保持高标准的专业精神和尊重是商务礼仪和会议礼仪的精髓。准时、在整个会议期间不接电话、提供详细的会议议程、介绍和不间断聆听等行为都是重要的会议礼仪规则。虽然这些类型的规则对于更非正式的讨论可能不是必需的,但在更正式的互动中记住这组商务礼仪是很好的,尤其是当你不认识房间里的每个人时。

为什么会议礼仪在商务中很重要?
出于几个原因,会议礼仪非常重要。首先,如果每个人在工作和会议中都遵守并尊重某些礼仪,它会改善您和您的团队之间的沟通。这种沟通标准鼓励营造一种环境,在这种环境中,每个人都相互尊重,每个人都被倾听,每个人都可以轻松地分享自己的想法。会议礼仪还可以提高生产力,因为这些礼仪规则的核心是准备好、有组织、倾听和轮流发言。这意味着时间得到了最有效的优化。最后,它改善了工作组内的关系,因为当人们感到受到尊重时,它还增强了信任,从而加强了这些业务关系。

8个要记住的会议礼仪规则
1.要准时
守时是最重要的商务礼仪规则之一。它表现出专业精神、尊重和适当的准备。对于其他人来说,按时参加会议是一种普遍的礼貌,这样您就可以尊重其他人的时间。当领导者容忍迟到时,这意味着人们可能会开始利用这一点。如果你迟到,大多数人不会也不应该等你到达会议。简而言之,它看起来很糟糕!这是不专业的,所以最好提前参加会议,以便您有一些时间坐下来为未来的讨论做准备。

2.做好准备
确保您的会议议程提前很长时间发送,以便团队有时间进行协作并为要添加的项目提出建议。如果有随会议邀请发送的任何类型的文件,请务必自我介绍并熟悉内容,以便您可以积极参与。确保在会议开始前写下您的任何类型的问题或您想提出的主题,以免这些事情从您的脑海中溜走。如果您被要求提前准备任何事情,请确保将其考虑在内,以便您感到自信和做好准备。

3.说清楚
说得足够响亮和清晰,以便每个人都能理解,这一点非常重要。千禧一代和 Z 世代的说话速度非常快,因此如果您是这种人,请将其放慢到所有人都能轻松理解的速度。大声而清晰地说话可以表现出自信和专业精神。如果你是一个温和的演讲者,一定要在这一点上努力,因为安静的演讲者通常很难表现出自信和自信(即使他们是!)。清楚地发言将有助于提高会议的效率,因为一切都会被很好地理解,不需要重复任何事情。

4.积极倾听并参与
在积极倾听和参与正在进行的讨论之间找到良好的平衡。一个好的经验法则是听的次数至少是说话的次数的两倍,尤其是当房间里有很多人时。向演讲者表明您正在积极倾听的一些方法是通过非语言交流,例如点头、写笔记、提出问题或发表评论。当你采取这些行动时,它实际上会帮助你保持注意力,这样你就可以更有效地倾听,你会从会议中获得更多。积极倾听意味着当轮到你参与时,你不会重复已经讨论过的内容,你可以带来新的见解、意见和贡献。

5.给别人说话的机会
没有人喜欢一两个人主导整个对话的会议——在这种情况下,团队会议有什么意义?给别人说话的机会,如果你刚刚说话,花一些时间积极倾听别人的意见。耐心等待轮到你发言,并寻找正确的线索来促进对话。贡献的好时机是当您是该主题的主题专家时,当您有更新并且对话结束时。写下在其他人发言时提出的任何观点,以便您可以重新审视您的清单并确定它们是否值得提出。

6.遵循议程
不要偏离会议议程。保持主题是良好的会议礼仪,因为它尊重组织会议所花费的时间和精力以及将涉及的主题。现在不是提出其他未列出的事情的时候。这将节省时间并使您的讨论更有成效。如果您发现自己偏离了主题,请记下它是什么,并将对话带回其主要目的。您可以稍后与直接参与的人重新讨论这些附带讨论。

7.提出澄清问题
提出澄清问题是良好的商务会议礼仪,因为它表明您正在倾听并且您想正确理解所讨论的内容。也就是说,请确保您在适当的时间提问。当您的问题与正在讨论的内容相关时,在演讲者或协调人面前转到下一个主题,这是提问的合适时机。一个好的主持人会定期询问是否有任何问题,但如果不是这样,请不要羞于澄清讨论的内容,因为当您完全理解正在讨论的内容时,您将从会议中获得更多。避免在会议结束时提出所有问题,因为这会很耗时,特别是如果您有一个清单。考虑与合适的人私下交谈或向他们发送电子邮件。

8.注意你的肢体语言
在会议期间了解自己的习惯和肢体语言很重要。变得烦躁或无聊是很自然的,尤其是在长时间的会议中。也就是说,重要的是要避免诸如敲击或点击笔、摆弄衣服、珠宝或笔记本、转动椅子或玩不同的高度、敲击脚、沙沙作响的文件、发出安静的噪音或嗡嗡声等事情。但同样重要的是,不要拿出你的手机。关闭您的设备或使其静音,并将其放在不再可见的地方,例如您的钱包、公文包或夹克口袋。如果您想随身携带笔记本电脑,请事先询问主持人或会议组织者是否合适。虽然您可能认为这些行为是无害的,但它们通常被视为粗鲁和不尊重。保持注意力的一个好方法是写笔记,主动写下你想问和参加会议的问题。

离别建议
由于公司文化差异很大,因此很难在会议期间了解什么是合适的,什么是不合适的。也就是说,尊重和守时是应始终遵守的普遍商务礼仪规则。会议礼仪规则要求您以高标准的行为举止得体,并以与您的团队和同事相匹配的方式进行。记住要始终早到或准时,做好准备并大声清晰地说话。积极倾听多于参与,让每个人都有发言的机会,不会偏离或偏离会议议程 - 您可以稍后提出任何附带对话。提出一些澄清问题,以确保您已理解全部背景,并了解您自己的肢体语言以及您在会议期间的行为方式。

我们希望这篇文章有助于制定一些通用的会议礼仪规则。如果您发现它有帮助,请务必与朋友或同事分享。直到下一次,很高兴再次见到你!

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