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项目状态报告:管理者必备指南

发布日期:2021-08-26 22:49:53浏览量:46

学习编写清晰简洁的项目状态报告,让每个人都了解最新情况并保持一致。

项目团队成员有很多事情要做。

他们每天登录自己的电子邮件并收到多条消息,要求对正在进行的各种项目进行更新的情况并不少见。

当然,这说起来容易做起来难,特别是如果您有多个项目同时通过管道,所有项目都在其他任务的最后期限内发挥作用。了解如何从头到尾创建项目状态报告对于项目经理来说至关重要。

什么是项目状态更新?
产品状态更新可在项目状态报告中找到,其中详细说明了分配或进度的进度。这让其他人知道项目团队距离完成项目时间表内的特定里程碑或目标有多近。

为什么项目更新很重要?
那么,为什么首先要提供这些更新呢?

这些更新不是不断地提出一系列问题,而是为项目经理或利益相关者提供了项目来龙去脉的高级概述。当这些状态更新被正确提供时,每个人都会参与进来并保持一致,从而减少有关项目计划进展情况的问题。

每个人都知道每个人在需要完成以取得成功的关键行动项目上的立场。如果某些事情阻碍了项目并且团队无法按计划完成特定目标,则更新还可以包括团队成员正在做什么以解决阻碍项目进度的任何障碍。

项目状态报告的类型
您可以发送多种类型的项目状态报告,以确保项目团队达到特定里程碑的位置完全透明。您选择哪一个取决于将报告发送给谁。

每周状态报告 (WSR):这些报告通常发送给直接的团队成员、项目经理的经理、资源经理或项目利益相关者。WSR 包含尽可能多的需要了解的信息,提供整体进度的综合视图。
每月状态报告:每月报告或双月报告不需要与 WSR 相同级别的详细信息,因为它们只能提供有关进度的综合报告。因为它们通常被发送给更高级别的经理,所以这些信息可以包括预算的跟踪方式、花费的金额、障碍的详细信息以及任何关键的可交付成果。月报中的任何内容都不应该让读者感到惊讶。
季度状态报告:顾名思义,这些报告每 3-4 个月发送一次。他们详细说明了项目经历的任何高潮和低谷,以及这段时间内发生的重要里程碑和可交付成果。
外部状态报告:外部状态报告应包括高度专业的语气,并概述高级目标和里程碑。这些倾向于关注更广泛的问题,而不是关于项目更次要方面的细节。
内部状态报告:内部状态报告将包含更多关于团队正在处理的单个任务和项目的信息。
项目状态报告中应包含的内容
如果您正在编写项目状态报告并且不确定从哪里开始,我们可以为您提供帮助。无论您决定撰写哪份报告,都应该包括某些细节。

项目和客户名称:这可能有点明显,但请确保报告始终以项目和客户名称开头,以了解报告针对的对象以及报告将详细介绍的项目。
项目愿景:报告还应包括愿景,它可以是项目的总体目标。无论目标是重新设计公司网站还是完全创建一个移动应用程序,视觉效果都会用一两句话来说明。
项目健康:整个项目进展如何?球队是否遇到了一个接一个的拦截器?有预算问题吗?您是否在每个截止日期前都表现出色?如果事情进展顺利,或者是否应该进行一些改进,则项目运行状况会详细说明。
我们在这个时间框架内完成了什么:如果项目报告是每周一次,那么它会突出显示上周完成的工作——每月审查也是如此。这部分基本上是对自上次提交报告以来发生的事情的回顾。
我们计划在下一个时间框架内完成的工作:报告的这一部分将重点介绍接下来预计将完成的工作。
问题和障碍:是什么阻碍了您的团队?如果团队面临任何危险信号、障碍或障碍,请在报告中列出。
即将到来的任务和里程碑:即将到来的事情是什么?如果在星期三,您的团队的目标是为网站准备一个新徽标,请说出来。

编写项目状态更新的分步列表
准备好开始撰写报告了吗?以下是如何确保没有遗漏任何内容,并且报告尽可能清晰简洁。

1.确定目标
首先,您需要知道状态更新的要点。您是否要告诉主要利益相关者您超出预算?或者,您可能正在通知他们一些障碍并让他们知道行动计划。无论情况如何,从这里开始。

2.了解你的听众
报告将发送给谁?无论您的经理、客户、赞助商还是其他团队成员会阅读它,请确保您提前知道。通过这种方式,您可以确定要包含多少信息以及可以省略哪些信息。

3.选择格式和类型
接下来,您需要确定这是每周报告、每月报告还是双月报告,还是外部报告或内部报告。然后,您将选择格式,即您编写信息的顺序。例如,不要从概述障碍的部分继续前进,而不列出您和您的团队计划如何克服障碍。

4.收集您的数据
您的状态报告不必包含每个可用的数据点和详细信息。但是,最好收集其他文档、资源和注释并在状态报告中提供链接。

如果项目中的利益相关者正在寻找特定信息,只需点击几下鼠标,即可获得他们需要的所有详细信息。

5.构建报告
您可能会倾向于在报告的最后留下所谓的坏消息。或者你可以决定把它放在最上面并撕掉绷带,可以这么说。无论您选择如何构建报告都由您决定,但请确保报告作为一个整体流动且具有凝聚力。项目管理软件可以帮助确保所有数据的结构都有意义并涵盖所有基本细节。

您最不希望看到的就是让读者看到报告的结尾并感觉不清楚,或者他们不了解进度更新的进展情况。

6.编辑草稿
每个人都会犯错。但是在进行项目状态报告的时候并不是你想做的时候。在将报告发送给客户、客户或项目利益相关者之前,至少让其他人查看您的报告,以确保您没有犯明显的错误、疏忽或遗漏本应包含的内容。

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