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成功会议要避免的 10 个会议障碍

发布日期:2021-08-26 22:53:15浏览量:26

工作场所的常见挑战可能会阻止您召开成功且富有成效的会议。看看这些要避免的会议障碍。

您是否知道很多会议都被完全可以避免的无效会议做法所阻碍?遇到障碍经常出现,在工作场所产生需要调解的常见挑战。有一些有效的方法可以应对这些常见挑战,以便您和您的团队成员可以继续开会并实现您的组织目标。

你应该避免的10个会面障碍
1.没有议程
问题:

没有会议议程,讨论就没有任何结构,这给了太多跑题和拖延时间的机会。如果对话没有组织,您和您的团队成员就不太可能实现会议目标。如果没有会议议程,与会者也不太可能准备好参加会议并为对话做出贡献。

解决方法:

提前组织您的会议议程并与您的团队成员协作,以便您可以共同选择最重要的主题。创建会议议程项目并为每个议程项目分配特定的时间,以便会议永远不会加班。

2
迟到者
问题:

当与会者迟到时,通常会延迟会议的开始,更重要的是,它为整个团队树立了错误的先例。当会议领导者或协调人对准时性不坚定时,它会向与会者发送关于会议重要性的信息。迟到是一种糟糕的会议礼仪,因为它不尊重其他人的时间。

解决方法:

与您的团队设定明确的期望并以身作则。请您的会议参加者提早到达,以便他们有时间安排和准备会议。电子邮件、电话和其他对话可以等到会议结束后进行。如果您开创了会议迟到是不可接受的先例,您的团队就不太可能耽误您和他们团队的其他成员。

3.题外话
问题:

当会议偏离主题时,尤其是在没有会议议程的情况下,很难让谈话回到焦点并实现会议目标。离题的问题在于它们往往会产生滚雪球效应。当一个人偏离正轨时,其他人往往会效仿他们认为重要但与会议目的完全无关的其他讨论。

解决方法:

从始终使用会议议程开始。如果即使有会议议程仍然离题,请使用停车场技术。在这里,当想法出现时,您只需将它们写下来,并在更合适的时间提出,无论是在定期的共同会议、非正式讨论还是电子邮件中。鼓励您的与会者写下带有问题的会议记录,以便他们可以在适当的时候提出这些问题。

4.中断
问题:

中断是会议中的一个问题,因为它们也会成为题外话。打断正在发言的人是不好的会议礼节,因为当他们的想法和观点被切断时,这不会表现出团队成员的尊重,没有机会完成并表达他们的观点。这会影响会议的流程并使其偏离轨道。

解决方法:

如果您发现您和您的团队难以被即席打断,您可以为会议的特定部分指定特定发言人。您还可以创建您和您的团队可以遵循的特定会议规则,这样您就不必担心被打扰。当您想发言时举手或使用诸如在会议地点前放置令牌之类的动作是一种尊重和友好的方式,让每个人都有机会为对话做出贡献。

5.缺乏参与
问题:

当您的会议缺乏参与时,这意味着参与度不高,也没有合作的机会。让团队中的每个人都感到被包容并听取每个人的意见很重要。即使团队成员在一群人面前说话时可能会害羞或胆怯,但这并不能消除他们可能有一些好主意的事实。

解决方法:

考虑轮换会议角色,以便每个人都可以轮流在小组面前促进和发言。或者,您可以使用团队建设活动或练习来真正促进协作。圆桌会议和头脑风暴会议也是很好的解决方案。最后,您可以让您的团队成员都准备好参加会议,并提出一两个评论或问题,与小组的其他成员分享。

6.太多的参与......来自一个人
问题:

如果一个人在做所有的促进和参与会议,这意味着没有其他人有机会发言和表达他们的观点。如果这种模式持续下去,就会使人们不愿参与,并对敬业度和团队动力产生负面影响。

解决方法:

轮换会议角色也可以作为一个人过多参与的解决方案。另一种解决方案是为每个会议议程项目指定一名发言人,并在该会议部分结束时留出一些时间进行提问和评论,以便每个人都有机会发言和分享他们的想法。

7.状态更新需要所有时间
问题:

如果您的状态更新占据了整个会议的时间,这意味着没有时间谈论计划、战略、问题、障碍、成功或创新想法——更不用说最后提问的时间了!更新很重要,但它们也可以通过电子邮件发送并快速交付,没有不必要的细节。

解决方法:

对会议的状态更新部分设置时间限制,以便会议不会仅以更新为中心。考虑在会议之前发送所有状态更新,以便每个人都可以花时间进行自我介绍,您可以简单地查看它们然后讨论接下来会发生什么。

8.未包括远程员工(在混合会议中)
问题:

当您的团队中的大多数人在办公室工作时,很容易忘记您的远程员工或影响他们的会议体验质量。当远程员工由于技术或时区而未正确参加会议时,会令人沮丧和沮丧。当人们感到被孤立时,他们不太可能参与并为对话增加价值。

解决方法:

在确保您的远程员工感到被包括在内并参与循环时,准备就是一切。提前确保您设置了适当的技术以支持远程员工参与会议非常重要。此外,选择适合远程员工的时间很重要,因此请确保您的日历包含他们的时区。

9.没有明确的外卖
问题:

每一次会议都应该有一个目的或一个会议目标,这也意味着每个人都应该带着明确的要点离开会议。当没有明确的要点时,会议参与者可能会想知道会议的最初目的是什么,会议可能会觉得是在浪费时间。让每个人都带着成就感离开真的很重要,这会进一步激励他们取得成功。

解决方法:

确保在会议开始之前说明会议的目的或目标,以便随着会议的展开,您和您的团队正在努力实现这一目标。确保有明确要点的另一种好方法是创建具有截止日期的行动项目和问题项目,将它们分配给特定的团队成员,以便您可以相互问责。

10.缺乏时间管理(经常开会)
问题:

如果您的会议持续拖延到结束时间,则有一个问题需要解决。时间管理对您的个人工作效率很重要,但在会议中也很重要,以便尊重每个参与者的时间。随着时间的推移,会议不仅没有尊重他人的时间,而且意味着会议中至少有一部分被拖延,需要压缩和更简洁地交付。

解决方法:

为会议议程上的每个项目分配特定的时间,以免加班。无论您在会议的那部分期间没有取得什么成果,都可以在下次重新审视,具体取决于会议所需的注意力和行动量。如果您准备好要在每个议程项目下提出的意见和问题,这也会有所帮助。

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