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在董事会和成员会议上做记录的技巧

发布日期:2021-08-26 23:11:50浏览量:6

1.遵循相同的结构
一旦找到适合您的内容,请在编写会议记录时遵循相同的结构。会议议程将显示会议期间需要讨论的内容,您可以将其用作大纲,将每个议程项目作为一个子主题,您可以在其中添加更具体的注释。如果以前举行过类似的会议,您可以使用以前的会议议程作为模板,以便开始在一些结构已经到位的情况下记录您的会议记录。使用强大的会议议程模板将帮助您创建结构一致且足够详细的会议记录。

2.实时掌握几分钟
随着会议的进行,会议记录员实时记录会议记录是个好主意。当您实时编写会议纪要时,您将捕捉到最真实的会议表现形式。有时,很难回忆起讨论过的所有内容、做出的决定以及下一次会议需要完成的行动项目。这就是为什么在信息和关键决策展开时捕捉它们很重要的原因。

3.记录重要决定
一定要记录在任何会议上做出的决定,尤其是在人们投票的会议上。一定要记录所有的议案和投票结果。记录投票数,如果可能,添加一些上下文细节,以便您还可以记录决策背后的动机。将行动项目分配给不同的团队成员也是需要记录的重要决定。一发生就记录行动项目,以便您可以准确地转录它们。这有助于让彼此对自己的责任负责,并在完成任务时相互支持。

4.保持客观
一个好的经验法则是使您的会议记录尽可能客观。确保会议记录包含清晰、明确和完整的语言。用中性的语气写你的会议记录很重要,避免使用形容词和副词,尽可能避免偏见。虽然你有权发表自己的意见,但你不想动摇别人的意见。保持中立和公正可以让您的团队成员得出自己的结论,并在会议上发表独特的声音。

5.在会议之外与利益相关者分享
会议记录是团队的强大资源,是在整个组织和与您合作的公司中共享和传播信息的重要手段。这就是为什么即使客户或利益相关者没有参加您的会议,您也要向他们发送会议记录的副本,让他们了解最新的新闻和发展。只要会议记录直接与您的利益相关者有关,他们就会很高兴与他们分享这些额外的资源。在您在组织外部共享会议记录之前,请确保相关人员已批准这些会议记录。

6.轻松访问过去的几分钟
以前会议的会议记录可以而且应该用于制定未来的组织决策。能够回到以前的会议并了解它们何时发生、发生在何处、谁参加了会议、完成了什么以及哪些尚未完成非常重要。您的团队成员应该可以轻松访问此信息。

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