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有效协作会议的 8 个技巧

发布日期:2021-08-29 14:59:08浏览量:4

1.有明确的会议目标
如果您的团队了解他们共同努力实现的目标,他们的工作效率就会更高。花时间正确解释您正在努力实现的会议或倡议的目的,以便您的参与者能够完全理解、准备并接受总体目标。

一旦您的团队成员了解他们会因自己的个人责任而感到更有动力,这显然将有助于团队实现最终目标。设定明确的目标为协作会议定下基调,然后小组可以协调他们将如何合作以取得成功。

2.供背景和上下文
为您的团队提供有关您正在努力实现的目标的背景信息与目标本身一样重要。在会议之前将重要文件附加到会议议程中是个好主意,这样他们就有时间查看将要讨论的主题。

当您提供有关协作会议目标的背景时,您可以让您的团队更好地了解他们为什么要从事某个计划以及为什么它很重要。

3.设定参与者的期望
在讨论之前公平、清晰和透明地表达您的期望将使团队成员以生成方式参与进来更容易、更舒适,因为没有人会措手不及或感到措手不及。

当您的团队走进(或登录)会议时,他们会感到自信和准备就绪,他们知道适当的礼节、结构、方法和时间框架。在协作会议或一系列会议开始之前,您应该将您对每个人的期望传达给他们。

4.保持专注
制定包含要核对的特定项目的会议议程是在团队中集中注意力的好方法。

一旦完成,您的会议议程将使您和小组在协作会议期间保持正轨。

当会议中有多个参与者时,很容易在谈话主题上出现一些脱轨和偏离轨道。使用您的会议议程将允许您回顾您在会议中的位置,并在每个项目中继续前进,而不会失去您的位置,因此,更明智地利用您的宝贵时间。

5.充分利用技术
充分利用技术!我们生活在一个没有它就无法生存的世界,所以我们不妨拥抱它,对吧?

将所有工具集中在一个地方将提高生产力并使您保持井井有条。

6.营造舒适的氛围
为您的协作团队会议营造舒适的氛围很重要。在会议中使用热情、真诚的方式会让团队成员感到更自在,也更愿意为对话做出贡献。尽可能具有包容性,并对整个团队的想法表现出兴趣。

重要的是阅读房间的能量,看看它是否发生了变化,参与者是否看起来很投入,参与度是否比平时高,或者人们看起来是否需要更多的指导。确保您向更安静或更保守的与会者询问他们的意见 - 在团队环境中发言并不总是那么容易,但重要的是团队要明白他们的想法和贡献受到您和其他参加者的重视。

7
以集体决策为目标
为一项本应是集体的努力承担全部责任从来都不是一件有趣的事。优化您团队中的人才,并以集体决策为目标。注意所有参与者对项目或倡议以及如何实现已设定的主要目标的意见和观点。

归根结底,你们都在共同努力以取得成功并相互支持以达到目标。无论分配了哪些不同的角色,都需要均匀考虑所有视图。如果决定是通过投票决定的,请确保所有投票都得到考虑并以公正的方式进行。

8.设置定期会议节奏
富有成效的协作会议不能偶尔举行。设置会议节奏,以便您和您的团队可以重新联系并跟进实现目标的进度。如果您创建一个固定的时间表,它将鼓励您的团队成员之间的问责制并鼓励纪律。

使用带有提醒的重复邀请设置您的日历,以便您可以跟进想法并执行它们。这将鼓励团队亲自动手,准备好分享信息和进展,并让参与者更放心地寻求其他人的更新和支持。尽快设置定期会议节奏,以便您的团队保持更新、联系和同步。

召开富有成效的会议并不总是那么容易——尤其是当它涉及多个参与者时。话虽如此,当您包含协作会议的必要元素时,事情会变得容易得多。在做出决定之前,请确保您提前计划、设定目标并促进清晰的沟通。每当您需要一些指导时,请参考这 8 个参与协作会议的技巧。

概括
召开富有成效的会议并不总是那么容易——尤其是当它涉及多个参与者时。话虽如此,当您包含协作会议的必要元素时,事情会变得容易得多。在做出决定之前,请确保您提前计划、设定目标并促进清晰的沟通。记住要保持专注,营造舒适的氛围,并设置定期会议节奏来检查跨职能项目。

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