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时间阻塞方法:忙碌的领导者的分步指南

发布日期:2021-08-26 23:15:21浏览量:9

您的待办事项清单是否变得绝对混乱?答案很简单:时间阻塞。时间阻塞方法已成为越来越流行的时间管理技术。虽然我们听到很多关于在日历中放置时间块的讨论,但通常我们并没有完全理解为什么这种生产力方法如此有效的细节。无论您是在处理特定任务还是计划长期目标,当需要完成任务时,花大量时间保持专注将对您的生产力和组织极为有益。

由于时间阻塞的方法和使用方法很多,本文将介绍什么是时间阻塞、时间阻塞的类型、时间阻塞的开始方式、这种生产力方法为什么有效以及一些常见的错误要避免。

什么是时间阻塞?
时间块是一种时间管理方法,旨在让个人将他们的工作日组织成特定的时间块。每个区块都致力于完成一项特定的任务,目的是让个人专注于该任务。而不是一个开放式的待办事项列表,时间限制让你专注于一个具体的时间表,这样你就毫无疑问每天应该优先考虑什么以及什么时候。为了创建你的时间块,提前创建你的任务列表,并确保你在下一周之前做你自己的每周回顾。通过这种方式,您可以了解即将发生的事情、需要调整的内容以及需要完成的工作。

时间阻塞的类型
1.任务批处理
任务批处理意味着将相似和较小的任务组合在一起,以便您可以在同一时间范围内完成所有任务。当您像这样对任务进行分组时,您最终会限制任务的可变性并在一天中的不同职责之间切换。这不仅可以节省宝贵的时间,而且还可以提高您的生产力和效率。一个很好的例子是,与其每 10 分钟检查一次电子邮件,您可以在一天中屏蔽几个 20 分钟的时间段。

2.日主题
对于那些有许多责任领域来争夺时间和注意力的人来说,日主题是另一种可能对您有效的时间阻塞方法。您可以为每一天选择一个主题,这样您就可以将一整天的时间用于该组特定任务,而不是为您需要关注的每个责任领域留出时间限制。这是任务批处理的一种更极端的版本,您可以在其中编译与每天一个业务领域有关的所有任务。例如,领导者可以选择一天专注于财务,另一天专注于营销,另一天真正关注战略或运营相关任务。

3.时间盒
Timeboxing 是另一种时间阻塞方法,它建议个人限制你为任何特定任务投入的时间。这些任务可以分解为较小的任务,例如在上午 8:00 至 10:00 之间完成文档的初稿、在上午 10:00 至下午 12:00 之间编辑文档、在下午 12:00 至下午 12:00 之间吃午饭。 1:00 PM,然后在 1:00 PM 和 2:00 PM 之间完成文档。您可能计划在下午 2:00 到下午 3:00 之间获得文档的批准,然后在下午 3:00 到下午 4:00 之间发送文档的最终版本。这些时间盒迫使您高效工作,因为您只有有限的时间来完成您的任务。

如何开始时间阻塞
1.列出您的首要任务
为了开始时间阻塞,您首先需要确定为什么阻塞时间。无论是因为您想减少在电子邮件上花费的时间,还是因为您想要更多的时间专注于工作,还是因为您从不准时下班,请了解您为什么使用这种提高效率的方法。不管你的原因是什么,从里到外了解你的高级别的优先事项将决定当天的日程安排是什么,并决定你如何安排一天的时间。

2.为您的一天创建一个模板
为您的一天创建模板不仅仅意味着时间会阻碍您的工作职责。为了避免倦怠并在工作中感到满意,您还需要为一些个人时间块腾出时间。留出一些时间让您与同事喝咖啡休息一下,吃午饭并在下班后腾出时间与家人或朋友共度时光。一旦你设定了这些重要的时间块,你就可以开始创建你的专业时间块。这些任务与您在工作日所做的工作一样重要。

3.为深度工作和休息留出时间
一旦你安排了一些私人时间,这实际上会让你的工作更有效率,你就可以采取同样的方法来履行你的业务职责。安排好这些休息时间后,您就可以开始将时间块放入日历中以专注于工作。深度工作是专注的工作,例如写作、设计或编码,您希望能够在几个小时内不受干扰地工作。为这项深入的工作留出几个小时是个好主意,但要小心地为这些类型的任务安排一整天;通常,这会适得其反。浅层工作更像是一种反应性任务,例如电子邮件或电话。

4.为响应式任务添加块
小心不要对你拥有的时间过于乐观。相反,要现实一点,并超出完成任务可能需要的时间。请记住为反应性任务添加块,这些任务是回答即兴的电子邮件、电话、即时消息或最后一分钟的会议邀请。时间阻塞仍然很有价值,因为您决定何时执行特定任务,而不是让您的日常和被动任务决定您何时专注于这些职责。

为什么时间阻塞如此有效?
由于几个不同的原因,时间阻塞真的很有效。这种提高效率的方法让您了解自己是如何度过时间的。因为时间管理并不总是那么容易,特别是对于我们这些感觉被拉向许多不同方向的人来说,时间阻塞迫使您面对优先事项并保持专注。

它还可以抵消完美主义,因为您没有多余的时间来继续调整和检查可交付成果。很难知道一个开放式项目何时完成,特别是如果你有完美主义倾向。时间限制为您提供了需要遵守的时间限制。

常见错误以及如何避免它们
1.低估了一项任务需要多少时间
时间阻塞中最常见的错误是低估了完成任务所需的时间。选择比您认为完成任务所需的时间多一些,这样您就可以减轻一天中的一些压力和压力。

2.太死板
另一个错误是你的计划过于僵化。作为领导者,我们知道经常会出现不可预见的责任,我们必须正面应对。时间阻塞的目的是将你的精力集中在一个特定的责任上,而不是死板地遵循一个你无法偏离的时间表。将您的时间块视为您想要完成的挑战是个好主意,但请记住,它们具有灵活性。如果您没有完成您认为可以完成的工作,您绝不应该惩罚自己。

3.过度调度某些块
虽然休闲休息真的很重要,但不要利用它们。过度安排个人时间实际上会适得其反。您远离繁忙日程的时间越长,您就越会担心它,这意味着您实际上可能不会在闲暇时间感到身临其境,甚至无法享受它。较短的休息时间让您可以完全断开连接并随心所欲地度过这段时间,而不会感到内疚并不断查看时钟。当它在一天中多次打破专注的工作时,花费的个人时间会更令人愉快。

离别建议
当你学会有效地安排时间时,你可以通过专注于最紧迫的优先事项来控制你的一天,同时也否认自己有拖延的倾向。虽然这种提高生产力的方法可能需要一些练习、一些试验和错误,但一旦您找到最适合您的时间阻塞技术,您就会注意到您的工作效率更高、效率更高,而且对截止日期的压力也更少。时间限制让您可以与您的团队以身作则,并为您希望在其他人身上看到的商务礼仪树立了一个很好的先例。

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时间限制也很有效,因为它可以帮助您实现目标。这里的想法是,具体的计划可以帮助人们贯彻他们的真实意图。安排你的任务和目标只会让你更有可能坚持到底。

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