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如何通过 9 个简单步骤组织富有成效的会议

发布日期:2021-08-29 21:54:21浏览量:7

现在您已经回答了会议前要回答的 3 个初步问题,并确定您需要一个,您可以按照这 9 个步骤做好准备、专注并准备好与您的团队互动。

1.说明会议目的
重要的是每个人都知道他们被邀请参加您的会议的原因。考虑哪种类型的会议最能帮助您实现中心目标。无论是状态更新、决策、解决问题、团队建设、想法分享甚至是创新会议,会议的目的都必须明确。确定目标后,您就可以真正开始计划过程以组织成功的会议。

2.邀请合适的人
确保您考虑应邀请谁参加会议。要召开有效的会议,请邀请那些能够提供有价值的见解和能够做出决定的人。在头脑风暴会议或团队建设会议中,让更大的团队参加会议是一种资产,考虑为较小的团队保留解决问题的会议或决策会议。请记住将会议的目的作为应出席会议的指导方针。一定不要邀请不是完全必要的人参加会议。日程安排很忙,我们工作日的每一分钟都很宝贵!

3.使用协作议程将帮助您的团队成员为对话做出贡献,并提出他们认为会增加会议价值的任何重要观点。会议议程应用程序还可以让您决定为每个议程项目分配多少时间,并了解这次会议需要多少时间。查看我们所有的会议议程模板,以获得一些额外的灵感!

4.鼓励与会者提前准备
最好提前几天向会议的与会者发送任何材料,以便他们准备进行富有成效的对话。如果您使用诸如Fellow 之类的会议生产力工具,则可以通过在会议议程中附加文件来实现。

确保您的团队知道您希望他们熟悉这些材料,以便在会议期间进行讨论。让与会者提前为会议做好准备的另一种好方法是将他们可能遇到的任何问题添加到会议议程中或提出任何修改建议。

5.为参与者分配角色可以促进有效的会议,因为每个人都有特定的重点和关键贡献。

6.准时开始会议
为您的团队树立先例,让您的会议准时开始,无论人们是否已登录或出席。组织一个所有人都可以参加的会议已经是一个巨大的挑战,因为日程安排很混乱,而且时间不够。如果参与者都接受了您的邀请,请假设他们将准时到达并准备好参与。

7.使用停车场技术保持正轨
停车场技术非常适合在会议期间保持正轨和准时。如果您计划使用此技术,请提前让您的参与者知道,以便每个人都知道。

首先向您的团队成员解释您只有固定的会议时间,因此您将严格遵守会议议程和每个议程项目。通过要求参与者将他们的谈话要点写在议程的底部(“停车场”)而不是打断其他人,从而避免偏离会议议程项目。

在停车场捕获的想法将在会议结束后或以后跟进。承认参与者的想法或顾虑很重要,让您的会议继续进行也很重要。

8.跟踪会议记录和后续步骤
正如我们之前所建议的,为会议参与者分配角色是关键。这样,您就知道有人负责制作会议记录,其中涵盖了会议过程中做出的所有重要讨论和决定。

9.发送会议回顾或跟进电子邮件
组织富有成效的会议的最后一步是向所有参与者发送总结或后续电子邮件,以共享会议信息。这将加强会议的重要性和主要讨论点。它还将通过提醒您的团队他们的责任来推动以结果为导向的结果,这样他们就可以对自己和同事负责。

如何提高会议效率
为了计划一个富有成效的会议,重要的是你自己组织并确定你是否真的需要这个会议,谁应该参加,以及你需要多少时间才能使它成功。当您计划会议时,请回顾这 9 个步骤,以确保您在登录或走进会议时感觉准备好提高工作效率并充分参与您的团队。

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