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如何管理会议任务和行动项目:分步指南

发布日期:2021-08-29 14:58:11浏览量:5

有时,会议中讨论的内容会留在那里并被完全遗忘,从而影响团队的工作效率。当任务和截止日期不明确时,当会议记录中的行动项目缺乏跟进时,您和您的公司可能会在金钱、时间和精力上遭受重大损失。

什么是会议行动项目?
会议操作项是分配给参加会议的一个或多个团队成员的任务。该行动项目通常来自于讨论过程中出现的会议记录和会议任务。

行动项目是为实现会议中确定的目标而需要的后续步骤。被分配了行动项目的人有责任在他们完成任务后进行报告。

为什么会议行动项目很重要?
有效的会议依赖于执行良好的行动项目。为了让您在会议上投入的时间和精力物有所值,您的团队成员需要清楚地了解他们需要完成什么才能帮助实现需要集体努力的更大目标。

行动项目通过创建一系列需要在哪些截止日期前完成的任务来保持您和您的团队的组织,以便您的项目可以向前推进,并且您可以继续为您的团队目标添加拼图。这些会议任务还要求您和您的团队成员负责,因为您的团队成员依赖您履行职责,以便他们能够有效地按时完成分配的任务。最后,会议行动项目可以有效地跟踪您距离实现目标的距离。

继续滚动阅读有关如何以最有效的方式编写和管理会议纪要中的行动项目的信息:

编写有影响力的会议行动项目的 5 个步骤
1.写下行动项目(什么)
创建需要完成的任务或行动项目的清晰描述,并确保提供一些背景信息,以便您的团队成员能够了解此责任的来源。

如果他们需要与任何其他团队成员取得联系以完成这项工作,请确保他们拥有正确的联系信息,以便与他们取得联系。如果他们需要访问任何包含相关信息的文件或文件夹,请确保您的团队成员也清楚如何获取他们需要的信息。

2.讨论目的(为什么)
为什么需要这个行动项目?解释这个会议任务将如何推动团队更接近实现其目标。

它不仅可以激励人们了解他们的责任如何融入更大的图景,而且还可以帮助您识别任务及其重要性。

3.设定截止日期(何时)
在为行动项目设定截止日期时,重要的是要对完成任务所需的时间保持现实,同时考虑在完成之前可能出现的障碍。

确保您对这些截止日期保持坚定,以便树立先例并满足您的期望。如果您对截止日期抱有希望,那么个人可能会利用您的灵活性而忘记他们的优先事项。对修改截止日期持开放态度,但要明确表示您需要满足截止日期,除非出现重大障碍。

4.为每个操作项分配一个人(谁)
如果未分配行动项目,您可能必须自己完成……确保在会议结束前为每个确定的行动项目分配一个人(或一组人)。这样,参与者将离开会议,了解他们的角色正在向前发展。

为每个会议任务分配某人将使您的团队成员对完成他们的部分负责。了解哪些人正在处理哪些行动项目也将鼓励团队之间的协作,以更好地了解项目细节。

5.想想接下来会发生什么
确保您的团队成员知道他们完成任务后会立即通知负责跟踪会议任务进度和更改的人员。

在您的操作日志中,您希望包括会议任务的描述、分配给它的人员、截止日期以及它所依赖的任何其他项目。通常,有一些任务链需要先完成一个任务,然后下一个人才能完成他们的任务。这就是为什么您的会议任务需要包括下一步的描述和截止日期以说明更大的图景。

 

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