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基层档案室档案数字化建设研究

发布日期:2021-04-09 16:43:11浏览量:51

随着社会科学技术的不断发展,当前我国信息技术发展极快,且已经与多种行业进行了融合发展,且极大地促进了我国多种行业的发展,带动了我国社会经济的总体发展。在我国各行各业的发展过程中,档案资料都是极为重要的数据资源,在传统档案资料管理模式中,往往需要消耗大量的人力、物力资源,且管理难度极大,甚至在一部分大企业或需要分析大量资料的政府部门中,档案资料管理成了大部分工作的重点。这是因为传统档案资料管理需要通过人工对档案资料进行收集、整理,在需要的时候通过人工查找、借阅,耗时极长,且存在资料流失的风险,使大量的相关工作进展缓慢。当前社会经济快速发展,传统档案资料管理模式的速度已经无法满足各企业及政府部门的工作需求,只有创新发展才能获得新的机会。互联网技术给予了档案资料管理新的机遇,也拥有了更好的发展前景,对促进各企业发展有重要意义,同时能够大幅提升我国社会经济的发展。
一、信息技术融合发展下的档案资料管理优点
(一)减少资源使用
传统的档案资料管理部门中,档案资料管理往往需要较多的人员,对档案资料进行收集及整理,对后续的借阅及相关归还整理工作也需要额外的人力。且传统档案资料需要大量的纸张进行记载,一个企业的档案资料往往需要一个足够大的空间进行存放,而这一个空间内的纸张消耗就是一个惊人的数字,且随着企业或相关政府部门的不断发展,还会不断有新的档案资料需要收集整理,纸张的使用也是持续不断的,对无用档案资料的清理也会存在资源浪费及环境污染问题。但依托于信息技术的档案资料管理能够很好地解决这个问题,由于信息技术下的档案资料管理通常是数字化的档案资料,不论是在人力还是物力资源的消耗上都要远远小于传统档案资料管理,符合当前我国社会持續发展的理论。
(二)加快档案使用效率
传统档案资料的查阅过程是极长的,往往需要提前预约,并在预约时间内到达档案室准备领取档案,而档案资料管理部门工作人员则需要在街道预约后,在大量的档案资料中查找相关内容,并进行收集整理,整理完成后等待预约者领取,而当资料归还后,还需要重新整理档案资料,并进行归位,方便下次使用,若出现逾期未还的情况,还需要与借阅者联系,总之过程烦琐,不利于档案的使用。而数字化档案资料管理则只需要一台计算机,借阅者只需要输入工号等个人资料确认身份后,就能过在线上查找自己所需的资料,在完成查阅后只需点击退出便能完成查阅的整个过程,大大减少了查阅资料的时间,能够进一步促进企业或相关政府部门的发展。
二、档案室档案数字化建设的应用策略
(一)加强档案室管理人员的计算机技能培训
数字化档案的主要操作地点就是互联网,所以在建设数字化档案资料管理模式时,对相关管理人员的培训也不能放松的,首先需要对档案部门管理人员的计算机基本操作能力进行完善教学,随后针对档案资料数据库的升级、维护等操作进行教学培训,帮助促进其后期的持续发展能力,同时,对于档案资料的数字化上传操作教学也需要进一步完善。
(二)完善数字化资料库系统
在数字化档案资料数据库建设完成后,企业及相关政府部门应定时对数字资料库进行检查,在完善档案资料数据库内容的同时,能够降低由于档案资料管理不完善造成的档案资料流失情况。在数据库建设时,相关企业可以与互联网公司合作,建立专属数据资料库网站,通过网站对资料数据进行统一的管理及运用,同时,建立专属数据资料库网站能够加强数据库的安全,在发现网络病毒后能够联系互联网公司修补漏洞,并进一步完善,简单来讲,与互联网公司的合作是为数字化档案资料库的后续使用提供长久有力的保障,对相关企业的进一步发展有重要意义,同时能够大力推动我国社会经济的进一步发展。
三、结语
结合全文可知,当前我国档案管理工作存在一系列问题,导致在需要档案资料的工作中效率下降,这阻碍了各企业及相关政府部门的进一步发展,然而信息技术的快速发展帮助档案资料管理获得了新的机遇及发展方向。当前我国已经进一步加强了信息技术与档案资料管理的结合,并就与信息技术结合的档案管理工作进行了进一步的完善,对于当前我国社会经济的进一步发展有重要意义,同时大幅减少了由于资料的查阅可能导致的遗失情况,更大限度地保护了档案信息安全。

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