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自动化如何帮助销售团队解决 3 个常见痛点

发布日期:2021-07-24 06:58:38浏览量:11

当今的互联和受过教育的客户希望销售人员可以随时提供即时、直接和量身定制的响应。如果销售团队要满足这一需求,那么在销售以外的活动上花费太多时间就不再是一种选择。为了避免落后,他们必须配备能够最大限度地提高效率和生产力的工具和流程,让他们能够专注于重要的事情:客户和增加收入。

然而,销售人员将大量时间花在销售之外的活动上,这已经不是什么秘密了。事实上,根据 CSO Insights 的数据,他们只有 36% 的时间专注于主要的销售职能。相反,大量时间花在手动和管理任务上,其中许多来自生成文档所需的流程。为了使销售团队能够高效运作并更加成功,这些影响较小的活动需要自动化。

现实情况是,这项手动工作的很大一部分来自文档生成过程,因为销售人员必须在整个销售周期中生成和发送大量文档。如果手动创建文档,则不可避免地会出现问题。以下是手动文档生成过程导致的一些常见问题:

对文档状态的可见性较差:未存储在中央存储库中且无法跟踪的文档可能会导致可见性受损。通常,销售团队需要快速回答问题并轻松找到答案。当中央存储库不存在时,这可能具有挑战性、耗时且不可靠,因为它需要搜索多个资源,例如已发送的电子邮件和本地驱动器。

不一致的文档格式和品牌:当销售人员自己生成和分发文档时,几乎不可能确保文档具有与公司品牌一致的外观和感觉。不幸的是,当发送给潜在客户和客户的文件在外观和品牌上不一致时,它会侵蚀公司的品牌完整性,并有损公司的形象和声誉。

复制和粘贴:虽然看起来很明显,但通过复制和粘贴来创建文档内容会浪费员工宝贵的时间并引入错误。错误会导致销售过程中的延迟和返工,这对销售和潜在客户来说都是令人沮丧的。

为了帮助解决这些问题,销售团队需要一个可以自动生成文档的流程——无论是 Word 文档、Excel 电子表格、HTML 电子邮件还是更多。反过来,文档生成有助于简化整个销售流程并通过以下方式消除痛点:

获得对文档的更多可见性: 许多文档生成解决方案同时直接在组织的 CRM 中保存文档副本。这使每个团队成员都可以更清楚地了解文档,例如创建和发送文档的日期和时间,以及引用文档内容,从而提高跨部门和组织的可见性。客户交互通常要求快速访问文档内容,当所有文档都存储在 CRM 中并且可以轻松定位和引用时,这变得可能。

创建品牌一致性:得益于文档生成技术,销售团队和公司领导不再需要担心发送带有不一致品牌的不规则文档。相反,可以预定义和轻松管理常见文档类型的模板,确保创建正确的当前版本并将其分发给客户。

消除将信息手动复制和粘贴到新文档中:在这种情况下,一个或多个模板是预先创建的,并在开发文档时使用。这消除了从其他来源复制和粘贴信息的需要,防止手动完成时可能发生的错误。复制和粘贴也很费力而且很慢,因此消除它可以节省时间并提高生产力。

例如,B2B 软件和服务公司 Dimelo 面临着复杂的报价制作流程。销售团队需要为软件和服务生成具有不同条款和条件的报价,并且需要使用多种语言,具体取决于客户所在的位置。此外,定价很复杂,而且很难及时更新价格手册。个别销售代表将报价生成为 Word 文档,这是一个劳动密集型且容易出错的过程,会导致品牌差异和定价错误。在文档生成技术的帮助下,Dimelo 能够在整个过程中添加和修改模板和按钮,以满足不断变化的需求。模板包括价格手册和多种语言的报价生成模板。因此,Dimelo 销售团队现在可以使用正确的条款和条件以目标语言快速自动生成报价。该团队还经历了加速报价制作过程,同时确保报价的准确性和更一致的品牌体验。

文档生成技术在销售周期中发挥着核心作用,在规划如何授权销售团队并创建销售流程优化和效率时必须考虑在内。通过文档生成解决方案的支持,自动化手动流程将为销售团队腾出时间,减少错误,并使他们专注于销售最重要的方面:直接与客户和潜在客户接触。

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