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使用 Excel 管理维护的 3 个缺点

发布日期:2021-06-14 22:56:11浏览量:46

Microsoft Office 是世界上最常用的软件套件解决方案之一。每个企业的多个部门每天都会使用 Microsoft Office 来完成各种任务。该套件由强大的工具组成,可以处理许多普通组织的需求。

然而,Microsoft Office 套件的流行并不意味着它适合组织遇到的每一项任务。尽管如此,许多维护组织还是使用 Microsoft Excel 等工具来执行各种维护任务,包括计划和资产跟踪。

Microsoft Excel 通常是习惯性的使用,而没有真正考虑与其他解决方案相比它提供的收益或成本。以下是使用 Excel 管理维护计划和任务的三种方式可能会给您的业务带来成本。

Excel 不是实时的或连接到您的系统
正如我们在之前的博客中所讨论的,实时资产数据对于维护组织的成功极为重要。它使维护团队能够更主动地防止代价高昂的计划外停机,并优化他们的流程。

当维护团队使用 Excel 或类似的电子表格软件来监控他们的资产健康状况、安排他们的工作订单和分析他们的维护实践时,他们正在处理非实时数据。电子表格未连接的事实可能导致信息孤立,尤其是当他们通过电子邮件发送更新时。

孤立的信息可能会对维护组织造成极大的破坏和损害。您不仅可能会丢失可以防止意外停机的关键资产健康信息,而且您还面临丢失关键资产信息的风险。依赖于无法与所有其他工具无缝连接的平台,几乎不可能创建单一的资产信息来源。此外,基于电子表格显示工作订单进度既耗时又复杂。

使用非实时连接的系统或工具还会增加管理上的痛苦。试图使电子表格保持最新状态通常会浪费宝贵的时间。很难保持资产数据同步,因为没有审计跟踪,而且通常不止一个人可以访问该文件。

电子表格软件(如 Excel)的独立性质使得在完成工作后报告工作尤其具有挑战性。信息缺失和/或不准确会影响汇总报告、状态更新和维护团队的整体能力,从而影响有关维护实践的决策。

速度、准确性和可用性
快速行动的能力对于维护计划的成功至关重要,并且通常是高绩效维护团队的主要差异化因素之一。然而,电子表格(如 Excel)经常要求个人手动执行重复性任务,例如填充字段,这些任务可以通过更好的软件进行简化和/或自动化,从而降低人们的速度并损害他们的准确性。

更重要的是,像 Excel 这样的电子表格很容易出现版本控制错误、手动输入数据时的人为错误、复制粘贴错误和条目覆盖。准确性很难,并且随着大量资产信息的出现,数据错误的可能性增加几乎是不可避免的。Excel 不允许用户轻松验证他们的数据,并且发现和纠正错误可能具有挑战性。

这些 Excel 工作表中的数据通常需要在团队之间共享。但是,在部门内部和部门之间使用电子表格进行协作更加困难。用户必须注意版本代码和更改时的共享。此外,有多少用户可以同时实时进行更改也有限制。如果有人保存了您的工作,则可能很难检索。

合规与问责
合规性在资产维护中至关重要。某些资产将需要检查或工作时间以获得保修,或保持窥视功能。然而,资产的合规性各不相同。例如,一项资产可能需要每年检查一次,而另一项需要每 6 个月检查一次,另一项需要每周检查一次。使用电子表格,事情可能会从裂缝中溜走,合规性可能难以维持。

Excel 和其他类似的电子表格软件也对问责制提出了挑战。出现如此多错误且难以使用的部分原因是电子表格缺乏识别和跟踪更改的固有方法。例如,几乎不可能知道谁修改了哪些信息,尤其是何时可以随心所欲地打开和关闭跟踪更改功能。

你可以避免这些问题
使用与您的 ERP 或 EAM 系统相连的系统将您的维护流程数字化,是确保您不会犯错和遗漏关键细节的最简单方法。

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